Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов – клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала (информации), а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных ситуациях деловой практики используются готовые бланки, которые необходимо только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.

Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.п. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт Основные черты официально-делового стиля:

1. Нейтральный (повествовательный) тон изложения является нормой официально-делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

2. Лаконичность (компактность, сжатость) изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

3. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д.

4. Стандартное расположение материала (информации), нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.), употребление присущих этому стилю клише.

5. Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур.

6. Частое употребление отглагольных существительных, отымённых предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии, по вопросу и т.д.), составных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.).

7. Использование номинативных (именных) предложений с перечислением, прямой порядок слов в предложении, как преобладающий тип его конструирования, тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим.

8. Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств, слабая индивидуализация стиля.

В то же время, несмотря на общность черт, каждый из жанров официального стиля имеет свою специфику. Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, кодекса законов о труде, кодекса законов о браке и семье и т.п. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан (законодательство, конституция, референдум, приговор, юрисдикция, возложить ответственность, в отмену постановления, вступить в силу, в целях содействия, довести до сведения, исполнять обязанности, органы власти, предать суду, допросить свидетелей, привести в исполнение, принятие мер, судебное разбирательство и т.д.).

Специфической является лексика и фразеология дипломатических документов как разновидности официально-делового стиля (аккредитовать, демарш, дипломатическая неприкосновенность, консульская конвенция, атташе, ультиматум, ратификация и др.). Значительная часть этой лексики имеет интернациональный характер, некоторые термины передаются как русскими буквами, так и в латинском написании (персона нон грата, статус-кво, casus belli). В языке дипломатических документов, в литературе, связанной с международными отношениями, нередко встречаются также устойчивые словосочетания с более или менее свободным значением входящих в них элементов (всеобщее разоружение, международный контроль, неприкосновенность государственных границ, укрепление мира и безопасности и др.). Дипломатическому языку не чужды некоторые элементы образности. Так, применяется в международной практике метонимическое употребление названий столиц, улиц или зданий для обозначения соответствующего государства или ведомства иностранных дел (Москва, Кремль – в значении «Советское государство», Елисейский дворец – в значении «правительство Франции» и т.д.). Языку дипломатии в целом присуща книжная, «высокая» лексика, служащая для создания известной торжественности и придания документу подчеркнутой значимости.

Другой разновидностью официально-делового стиля является служебная переписка, официальные деловые бумаги, частные деловые бумаги. Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информативной избыточности.

Деловой язык документа также характерен рядом других особенностей. В письме не должны употребляться архаизмы - слова и выражения, вышедшие из употребления (не сего года, а этого (текущего) года). Использование неологизмов и заимствованных слов должно быть оправданным - «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широкого употребления. Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением (до настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно). Специфической особенностью делового языка является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами (руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.)

ВВЕДЕНИЕ

Культура речи – неотъемлемая часть личностной характеристики. А для людей, чья деятельность непосредственно связана с речевым общением, она, кроме того, является немаловажным условием их профессионального успеха.

Недостаточная речевая культура заметно снижает рейтинг делового человека, а его речевые оплошности нередко становятся мишенью для насмешек. Как показывает жизнь, это может пагубно сказаться и на оценке профессиональной деятельности человека.

Правильность, выразительность и точность речи – необходимые атрибуты общей гуманитарной культуры. В прошлом в России они вырабатывались в процессе обучения и высоко ценились.

К сожалению, в течение долгих десятилетий необходимые качества культурной речи в нашем обществе формировались в основном за счёт индивидуальных усилий и самообразования.

Результатом явилось языковое оскудение. Планка языковой культуры с годами опускалась всё ниже.

Поток жаргонизмов прорвался на страницы периодических изданий, хлынул на трибуны, проник даже на радио и телевидение. Проблемы языка вышли за рамки филологии и стали в ряд с общедуховными проблемами общества.

Вот почему сегодня их решение становится одним из условий духовного и нравственного возрождения России.

НЕКОТОРЫЕ ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ И ДОКУМЕНТОВ

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные особенности официально-делового стиля – это: точность , исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт – стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Названные черты отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: характере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т. п.

Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, просрочка, предложение и т. п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, вышеуказанный, препровождается и т. п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъёмщик, наниматель, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Фёдорова, профессор Емельянова и т. п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, невыполнение, непризнание и т. п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в силу, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно–именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, установленный порядок и т. п.).

7. «Расщеплённые» сказуемые (оказать помощь, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, расследовать и т. п.).

8. «Нанизывания» родительного падежа в цепочке имён существительных (…для применения мер общественного воздействия и т. п.).

9. Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет… и т. п.).

10. Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; документация возвращена и т. п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья и т. п.).

Отмеченные выше особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией.

Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованиям логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это, прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски.

Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Хотя это может быть одно и то же слово или сочетание слов. Если в официальном письме можно « поставить вопрос о браке», то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов неуместно. В первом случае это лексика официально-делового стиля, во втором – канцелярит . Например, нельзя сказать ребёнку: «Ты по какому вопросу плачешь, малыш?»

В деловом стиле речи также нежелательно избыточное использование канцелярских шаблонов. Например, нет необходимости писать

Обязательным элементом зимнего содержания дороги является очистка её от снега .

Эту же мысль можно изложить короче и яснее

Необходимо очищать дорогу от снега .

В то же время канцеляризмы могут использоваться умышленно, со специальным стилистическим заданием, выполняя роль определённого экспрессивного средства. Этим приёмом нередко пользуются авторы художественных или публицистических произведений.

РЕДАКТИРОВАНИЕ И УСТРАНЕНИЕ ТИПИЧНЫХ ОШИБОК В ЯЗЫКЕ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Редактирование деловых бумаг и служебных документов обычно состоит из 3 этапов.

Первичное ознакомление с текстом документа . Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки.

Проверка фактического материала. На следующем этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала, включённого в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.

Собственно редактирование документа. На третьем этапе проводится языковая правка. Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.

Полностью подготовленный текст подписывается.

В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки .

1. Неправильное использование слов-терминов. Например:

Частично доставленные заготовки зубчатых колёс не имеют маркировки и свидетелей . Прошу принять меры к обеспечению.

Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.

Например:

Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлён) .

Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

Употребление архаизмов.

К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в

настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); каковой (который); уведомлять (сообщать); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

Плеоназм и тавтология .

Например:

150 рублей денежных средств

или

Следует учитывать следующие факторы .

Неразличение паронимов .

Например:

Командировочный прибыл в указанное время.

Командировочный – образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение ).

Командированный – человек, направленный в командировку (командированный специалист ).

Ошибки в употреблении синонимов.

Например:

Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.09.

В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос , а не требование .

В деловых бумагах и документах являются типичными следующие грамматические ошибки.

1. Неправильное употребление падежей. Наиболее частотным является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

Например, нельзя писать согласно (чего?); вопреки (чего?). Следует писать – согласно, вопреки (чему?) соответствующему положению .

Следует также помнить: руководитель , (чего?) отдела, центра; заведующий (чем?) отделом; руководство (чем?) практикой .

2. Ошибки при склонении фамилии.

Следует помнить:

Не склоняются фамилии славянского происхождения на –а, -о . Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевлёнными предметами. Например: Крыса, Шило и т. п.

Не склоняются фамилии на –аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко) . Например: Шамбинаго, Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко .

Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные –а, -я . Например: творчество Пабло Неруды, фильмы Акиры Куросавы .

Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам.

Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например:

заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук .

Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.

Например:

Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно) .

В качестве сказуемых краткие формы имён прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

4. Ошибки при употреблении количественных имён числительных.

Например:

Депутат встретился с шестьюстами шестьдесят (шестьюдесятью) шестью рабочими завода.

Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

5.Нарушение правил употребления деепричастных оборотов.

1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах.

Например: Учитывая…; Принимая во внимание… и т. п.

2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в

предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.

Например:

Проработав всего 2 месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха.

Правильный вариант:

Проработав всего 2 месяца, он испортил отношения с начальником цеха .

6.Неправильное использование предлогов.

В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о

(вопрос о доверии и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о .

Например:

Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность ).

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Например:

Для определения фонды оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию.

В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно – расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты . По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года .

Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закреплённым традицией и обязательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане.

Искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен.

Например:

Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики) .

Изменение грамматической нормы слов, входящих в оборот.

Например:

Главный инженер явно покривил в душе (покривил душой) .

Смещение двух различных фразеологизмов.

Например:

Зачем сыр-бор городить (огород городить или сыр-бор разгорелся ).

Вставка лишнего компонента.

Например:

Отдать должную дань (отдать дань ).

Стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи.

Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается

образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишённые экспрессивности (оставлять желать лучшего, называть вещи своими именами и т. п.).

Не соответствует деловой речи такая, например, фраза:

Меньший налог – вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать .

СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ТИПОЛОГИЯ, ЯЗЫКОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились 2 новых значения:

узкое, бытовое: паспорт, удостоверение;

переносное, расширительное: всё то, что может свидетельствовать о чём-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства – документ эпохи и т. п.).

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной

практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учётные документы.

Каждый документ имеет определённую текстовую форму. Различаются 5 типов записи текстов: линейная запись (автобиография, доверенность и др.), трафарет (справки, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учёту кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, постановления и др.).

ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ЗАЯВЛЕНИЕ И ДОВЕРЕННОСТЬ

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Расположение частей заявления :

наименование пишется вверху с отступом в треть строки;

фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом от или без него;

после слова заявление ставится точка, если нет предлога от ;

текст заявления пишется с красной строки;

дата ставится слева; подпись – справа.

Оформление наименования адресата :

если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, если это название должностного лица – в дательном падеже.

Клишированные формы :

просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить и т. п.)

Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление и т. п.);

конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…; на основании того, что; так как...; учитывая (что?)…

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому

лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).

Расположение частей доверенности :

наименование документа пишется в центре строки;

текст начинается с красной строки;

дата – слева, подпись – справа;

под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.

Клишированные формы :

Кто? + доверяю + кому? Инфинитив (получить…).

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ПРИКАЗ

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приёма, перемещения, увольнения работников и др.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.

Например: О назначении…; Об итогах… и т. п.

Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и

распорядительной.

Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части даётся пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т. е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несёт

распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет – в постановлении; решает (решил) – в решении; предлагаю – в распоряжении; приказываю – в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, решает (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает указывается название коллективного органа.

С новой строки (с абзаца) следует текст постановляющей части.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и

нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщённо.

Например: Директорам заводов …

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме.

Например: Кому? Что сделать? – подготовить; организовать и т. д.

АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Контракт . К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчёты, контракты, договоры и др. На примере контракта можно проследить различные языковые явления, характерные для служебных документов: употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.

Контракт или договор – соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СПРАВКИ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учёбы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает – составитель.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.

Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении… и т. п.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию деловых писем позволяет построить классификация производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-обращение и др.);

письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-приглашение и др.).

Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось

причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:

факт напоминание – письмо-напоминание;

выражение гарантии – письмо гарантийное;

указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;

информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях – информационное письмо;

указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;

предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть

многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которое оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определённые типы коммерческих писем: письмо-запрос; письмо-извещение; письмо-ответ на предложение; письмо-отказ от поставки товара и т. п.; письмо-ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнёров.

Некоторые виды деловых писем.

Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждением. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.

Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

Письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортёра к экспортёру с какой-либо просьбой.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научится писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелёгкому искусству, не зная особенностей официально-делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Какие особенности языка и стиля служебных документов нужно учитывать при составлении официальных бумаг? Как написать грамотный текст в соответствии с общепринятыми языковыми нормами? Что нужно знать секретарю о деловом стиле речи?

Из статьи вы узнаете:

В разговорной речи большинство из нас допускает использование нечетких формулировок или фраз, имеющих двоякое толкование. Мы часто излишне многословны или, наоборот, чересчур сдержаны в своих высказываниях. В повседневном языке такое поведение вполне приемлемо. Если дело касается письменного документа, особенно официального, приходится придерживаться строгих правил. Каждая деловая бумага имеет определенное юридическое значение. Именно поэтому так важно, чтобы содержащиеся в ней формулировки были однозначными, точными и безупречными. Для этих целей и используется официально деловой стиль служебных документов, позволяющий максимально точно и лаконично обмениваться информацией.

Чем стиль служебных документов отличается от других?

За долгие годы эволюции в русском языке появилось несколько основных функциональных стилей. Каждый из них представляет собой систему определенных речевых средств и используется в различных сферах . Все они имеют ряд специфических лексических, синтаксических и морфологических особенностей.

В современной науке принято выделять пять основных языковых жанров:

			Сфера использования
	Разговорный	Общение, обмен информацией по бытовым вопросам	Неформальная обстановка
	Художественный	Воздействие на воображение читателя, передача эмоций автора, эстетическая	Художественная литература
	Публицистический	Донесение информации до широкой аудитории, формирование общественного мнения	Средства массовой информации
		Передача информации и подтверждение ее истинности	Научная среда
	Официально-деловой	Информирование, оформление документации	Официальная обстановка, бизнес-среда

Все перечисленные функциональные разновидности отличаются друг от друга формой реализации, стилевыми чертами, используемой лексикой.

Если говорить о языке и стиле служебных документов, его довольно легко отличить от других. Он наиболее часто применяется в , законодательстве, административно-правовой деятельности. Чаще всего он реализуется в письменном виде в форме рассуждения, монолога. Его основной функцией считается передача информации. В деловом языке нет места эмоциональности, он довольно стандартизирован и использует различные речевые клише, «канцеляризмы». Ошибочно полагать, что высокий уровень стандартизации делового языка позволяет использовать лишь типовые конструкции. Этот жанр довольно гибок, и овладеть им на высоком уровне - целое искусство.

Общие правила оформления служебных документов

Порядок оформления служебной документации определен на законодательном уровне. Различными ГОСТами, нормативными актами строго регламентируются состав и расположение реквизитов, а в некоторых случаях и содержание отдельных частей текста. С другой стороны, закон не обязывает использовать официально-деловой стиль при оформлении служебных документов.

Однако для того, чтобы официальная бумага соответствовала всем существующим нормам и имела юридическую силу, применение данной разновидности языка становится необходимостью.

Чтобы придать документации официальный характер, необходимо следовать следующим требованиям к изложению информации:

• соблюдать общепринятые нормы литературного языка и официально-делового стиля;
• использовать преимущественно употребляемые слова (типичные обороты);
• применять профессиональную терминологию, обусловленную тематикой;
• для выражения стандартных аспектов содержания использовать отыменные предлоги, например: «в целях оказания помощи», «в порядке проведения собрания»;
• ограничивать использование предложений с перечислениями, причастными и деепричастными оборотами, а также других сложных синтаксических построений.

Зачем нужна унификация языка служебных документов?

Одной из ярких особенностей языка служебных документов считается его унификация. Этот процесс продолжается непрерывно и затрагивает, прежде всего, язык типовой документации. Стандартизация позволяет достичь краткости изложения текста и облегчает не только его составление, но и восприятие. Как следствие, сокращается время его оформления и обработки. Вышеперечисленные процессы во многом схожи с поиском информации. Они так же эффективно оптимизируются использованием ключевых слов и типизированных оборотов литературного языка. Для служебных документов примером унификации можно считать всевозможные приказы, штатные расписания, регистрационные журналы, бухгалтерскую документацию. Т.е. те, для которых закон предусматривает наличие унифицированных форм.

Еще одной причиной унификации делового языка можно считать тенденцию . Использование стандартных словесных формул и синтаксических моделей позволяет облегчить процесс составления типовых текстов. Стандартное построение такого текста служит для него своеобразной рамкой. Задача автора сводится лишь к его конкретизации в том масштабе самостоятельности, который определен типом текста-образца.

Официально-деловой стиль служебных документов: характерные особенности

Основная функция языка служебных документов - сделать возможным объективное, краткое и ясное освещение тех или иных событий. Обмен информацией в бизнес-среде имеет ряд специфических особенностей. Участниками данного процесса являются юридические лица: компании, должностные лица и персонал организаций. Характер информационных взаимоотношений определяется содержанием ее основной деятельности, компетенцией, местом в иерархии и многими другими факторами.

Для передачи информации такого рода целесообразно использовать речевые средства официально-делового языка.

К характерным признакам языка, используемого для общения и документирования в деловой среде можно отнести:

Точность и ясность	Слова и термины используются в традиционных значениях, не допускающих двоякого толкования.
	Изложение ведется максимально кратко, без описания второстепенных деталей и повторов.
Убедительность	Информация должна быть достоверной. В изложении легко прослеживается логика, используются веские аргументы, подкрепленные отсылками к нормативным актам. Формулировки должны быть безупречны в юридическом отношении.
Нейтральность тона	Текст излагают от 3-го лица. Не допустима эмоциональная окраска событий и фактов.
Употребление устойчивых словосочетаний	Большинство слов используются только с ограниченной группой слов. Примеры языковых клише в служебных документах: в связи с распоряжением..., в целях обеспечения…, считаем необходимым..., принимая во внимание… и т.д.
Использование общепринятых сокращений	Сокращения должны быть понятны адресату. Использованные сокращения должны быть одинаковыми по всему тексту.

Выбор лексики при составлении служебных документов

При составлении официальных бумаг особое внимание уделяется тщательному подбору лексики и терминологии. Особенностями лексики делового языка считаются: наличие фразеологизмов, аббревиатур, канцеляризмов и архаизмов. Используемая профессиональная терминология должна быть общепринятой и понятной обеим сторонам информационного обмена. Все слова необходимо употреблять в традиционном лексическом значении. Это важно для того чтобы не допустить различных толкований одной и той же формулировки. Такая возможность может негативно сказаться на юридической силе служебного документа.

Морфологические и синтаксические особенности делового стиля

При составлении и оформлении служебных бумаг важно учитывать морфологические и синтаксические особенности официально-делового стиля.

Характерные морфологические черты официального языка:

1. частое употребление инфинитивов (глаголов в неопределенной форме);
2. использование модальных слов («по-мнению...», «безусловно...», «во-первых...»);
3. преобладание относительных прилагательных;
4. наличие большого числа производных предлогов и отглагольных существительных;
5. использование сложных слов, образованных от нескольких основ.

Что касается синтаксических особенности языка и стиля служебных документов, к ним относят:

• использование существительных в родительном падеже по нарастающей конструкции: «руководителя подразделения предприятия»;
• преобладание сложносочиненных предложений.

При составлении официальной документации необходимо учесть, что она является частью имиджа организации. Как безграмотная речь собеседника отвращает нас от общения с ним, так и неверно составленные бумаги могут заставить усомниться в компетентности компании. Именно поэтому любой должен искусно владеть языком служебных документов и иметь представление о его особенностях.

Шаблон анализа лирического стихотворения

http://lib.repetitors.eu/literatura/130-2010-01-15-07-46-27/2229-2010-08-26-10-43-55

1. С чего начать?

Ассоциации, которые вызывает стихотворение;

Настроение, которое создает стихотворение

Мысли, которые оно вызывает

Факты биографии поэта, ИМЕЮЩИЕ отношение к данному стихотворению

Рассуждения о месте стихотворения в творчестве поэта

Суждения об общих закономерностях творчества поэта, нашедших отражение в конкретном стихотворении;

Цитата из стихотворения;

Отзыв о стихотворении критика.

Тема и идея. Заглавие.

Тема – о чем стихотворение? (любовная лирика, философская, пейзажная, тема поэта и поэзии, исповедальная и т.д.)

Идея мыслится как восприятие темы. Идея индивидуальна. Чтобы определить идею можно применить один из вопросов:

Зачем поэт написал это стихотворение, что он хотел сказать своему читателю?

Что нового Я узнал, понял, прочитав это стихотворение?

Заглавие позволяет выстроить ряд ожиданий, предположений, возможного движения мысли, заглавие может быть противопоставлено содержанию. Поэтика обманутых ожиданий. Минус-прием.

Привлечение каналов восприятия: что я вижу, слышу, чувствую в стихотворении?

3. Анализ художественной формы с целью «создания» содержания .

Анализ формальных элементов имеет смысл только тогда, когда можно выделить их смыслообразующую функцию. Каждый из элементов должен приближать исследователя к основанию конуса.

1) Жанр .

Эпиграмма (сатирический портрет)

Эпитафия (посмертное)

Элегия (стихотворение медитативного характера)

Ода (хвалебное)

Послание - стихотворное произведение, написанное в форме обращения к кому-либо и содержащее призывы, просьбы, пожелания

Сонет - стихотворение из 14-ти строк: два четверостишия и два трехстишия.

2) Принадлежность к определенному литературному направлению :

сентиментализм романтизм

реализм символизм

акмеизм футуризм

3) Композиция .

Деление на смысловые части

Строфическое и синтаксическое членение. (Строфа - группа стихов с заданным количеством строк и расположением рифм, обычно повторяющимся в других таких же группах.)

Ритм, рифма, рифмовка.

Основа всякой поэтической вещи - ритм - «основная сила, основная энергия стиха» (В. В. Маяковский).

Ритм - (от. греч. rhythmos - соразмерность) - периодическое повторение в стихотворной речи однородных элементов.

Стихотворные размеры: хорей, ямб, дактиль, амфибрахий, анапест.

Нарушения метрического ударения: пиррихий, спондей.

Рифма – инструмент в поисках смысла. О.Мандельштам

Рифма - одинаковое или сходное звучание концов стихотворных строк.

Рифма может быть богатая: полное совпадение звуков, предшествующих ударному гласному, (ограда - винограда; труды - руды)

бедная: созвучия ударных гласных при отсутствии совпадения предшествующих им согласных звуков (ветер - метил).

Богатые рифмы всегда оценивались как особо звучные

Рифмовка

смежная (парная) ААББ (смысловая автономность рифмуюихся строк)

перекрестная АБАБ (смысловые переклички, цельность)

опоясывающая (кольцевая) АББА (монолитность)

Особенности языкового оформления.

Синтаксис (разные типы предложений, наличие осложненных простых предложений, роль однородных членов, обращений, уточнений и т.п.)

Морфология (преобладание определенных частей речи, форм)

Морфемика (роль некоторых морфем)

Звуковая организация - способы акцентирования в сознании определенных строк:
ассонанс (повторение гласных звуков)

аллитерация(повторяются согласные звуки)

Лексика : синонимы, антонимы, омонимы, архаизмы, неологизмы, индивидуально-авторские образования.

Тропы (слова и обороты, которые употребляются не в прямом, а в образном, переносном значении):

Аллегория - иносказательное изображение абстрактного понятия/явления через конкретные образы и предметы
- гипербола - художественное преувеличение,

Ирония - скрытая насмешка
- литота - художественное преуменьшение
- метафора - скрытое сравнение, без союза. А как В = ВА
- метонимия - сближение, сопоставление понятий по принципу смежности (содержащее – содержимое, вещь – материал, автор – его произведение и т. п.)

Оксюморон – сочетание противоположных по смыслу слов

Перифраз - описательный оборот речи, употребляемый вместо слова или словосочетания

Сравнение – А как(словно, будто) В, А похоже на В, АВ(Тв.п.)
- эпитет - художественное определение
- олицетворение – наделение неодушевленных предметов человеческими свойствами

Стилистические фигуры - обороты речи, отступающие от обычного течения речи и призванные эмоционально воздействовать на читателя или слушателя. В отличие от тропов называют различные синтаксические конструкции, речи.

анафора антитеза инверсия

эпифора градация парцелляция

бессоюзие многосоюзие синтаксический параллелизм

риторические вопрос, восклицание, обращение

4. Чем закончить?

Подвести итоги.

Какие чувства отражены в стихотворении?

О чем все-таки оно?

Ч.Т.Д.

	|	следующая лекция ==>
Современное состояние и перспективы развития науки	|

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

Полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

Нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

Убедительность служебных документов, которая достигается: наличием достоверной информации; наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении;

Употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.

Ограниченная сочетаемость слов.

Использование отглагольных существительных.

Употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);

Использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).

Использование универсальных слов с неопределенным значением;

Исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Понятие «текст документа» в нормативных актах и литературе.

Важнейшим документообразующим признаком является текст (от лат. texstus - связь, ткань). В официальных документах - это основной реквизит формуляра.

Текст официального документа, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», это «информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа».

В документоведении текст рассматривается как связная, последовательно «сотканная», заключающая определённый смысл совокупность различных знаков (выразительных средств), как языковых, так и неязыковых.

Понятие унификация документа в нормативных актах и литературе.

В ГОСТе Р 51141 – 98 унифицированная форма документа – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Любая речь в той или иной мере стандартизована. Главная цель унификации текстов заключается в совершенствовании управленческой документации, в ускорении принятия оптимальных управленческих решений, а значит, в повышении в целом эффективности всего процесса управления.

Унификация текстов позволяет: 1. Решать задачи упорядочения состава документов организации, фиксирующих выполнение однотипных функций. 2. Уменьшать затраты на создание документов. 3. Экономить время и усилия, необходимые для чтения, знакомства с документом. 4. Унифицированные шаблоны текстов документов легко использовать в компьютерных автоматизированных системах делопроизводства.

Метод унификации.

Основным методом унификации текстов служебных документов является выделение постоянной и переменной информации. К постоянной информации относится та, что содержит суть управленческой ситуации, Переменная же информация конкретизирует тему.

Виды унификации и стандартизации текста служебных документов:

1) стандартизация языковых единиц, законодательное закрепление их в ГОСТах (делопроизводственные термины, отраслевые термины, наимено­вания объектов, изделий, лексические и графические сокращения);

2) разработка единых форм представления текстов документов (например, унифицированные тексты с постоянной информацией на бланке документа);

3) формализация языковых средств (т.е. ограничение использования эле­ментов естественного языка за счёт употребления искусственных языковых средств: кодов, условных обозначений, графических элементов и др.).

Предпосылки унификации.

Унификация текстов документов имеет давнюю историю и богатые традиции. Первые опыты унификации текстов официальных документов относятся к I-II тысячелетиям до Р.Х. Уже тогда постепенный рост числа документов потребовал использования единой их структуры. В России стиль деловой письменной речи стал вырабатываться, начиная с XVI в., с формирования делопроизводственных традиций. В начале XVIII столетия предпринимаются первые попытки законодательного регулирования процессов составления текстов официальных документов («Генеральным регламентом» Петра I). В начале XIX в. законодательством были предусмотрены две формы представления текстов документов: трафаретная и табличная. В XIX в. они применялись уже достаточно широко. В первой половине XIX в. стал формироваться так называемый «новый» деловой стиль. Именно с той поры оптимизация текстов становится составной частью общего процесса совершенствования управленческой документации.

Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.

К настоящему времени сложились следующие типы унифицированных текстов:

- трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией;

- анкета - форма представления унифицированного текста, в котором даётся характеристика одного объекта по определённым признакам;

- таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков;

- связный типовой текст (типовой образец) - текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нём постоянной и переменной информации. Применяется при составлении деловых писем, правил, положений, уставов, распорядитель­ных документов;

- соединение форм представления унифицированных текстов - сочетание связного текста с анкетой или с таблицей".

Во второй половине XX столетия широкое распространение получила особая форма организации, представления и освоения текстового материала, получившая название «гипертекст». Способ построения текстового пространства здесь коренным образом меняется. Совершенно иначе строится гипертекст, представляющий собой текст с нелинейной структурой. Нелинейность заключается в том, что после прочтения каждого из фрагментов текст разветвляется и дальнейшее чтение предполагает выбор нескольких возможных продолжений. Таким образом, читатель может совершать скачкообразные переходы к различным фрагментам гипертекста.

Созданы многочисленные электронные энциклопедии, словари, ка­талоги, справочники, разного рода инструкции и руководства, интерактив­ные системы технической документации, каталоги продукции и т.п. Однако гипертекстовой способ организации информации имеет и ряд существенных недостатков, к числу которых можно отнести низкую нагляд­ность, неочевидность структуры, плохую запоминаемость пользователем пройденного пути по гиперссылкам и т.д.

Унификация структуры текста.

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая - существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу (например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года).

Унификация языковых средств .

При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы:

· объективное отражение в тексте содержания служебной ситуации;

· строгое соответствие между составом информации и видом документа;

· использование текстовых формул - устойчивых оборотов, словосочетаний, моделей предложений, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т.д.

Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании государственных стандартов и других инструктивных материалов. Они закрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов - состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

В рамках документа, являющегося сложной системой, текст представляет собой важнейшую информационную подсистему.

В изучении текста используются различные подходы: грамматический анализ текста, культурологический, коммуникативный, структурный, типологический, категориальный.

Многообразие способов отображения реальной действительности (лите­ратура, живопись, фотография, кино, телевидение и др.) обусловило появле­ние и развитие у каждого из них своего особого языка.

Публицистический и научный стиль, официально-деловой стиль.

Современный русский книжно-письменный язык, в зависимости от особенностей словоупотребления, разделяют на: Язык художественной литературы и соответственно художественные тексты имеют значительную специфику, выделяясь среди всех текстов. Для них характерны поиски оригинального смысла, выразительной формы, нестандар­тных средств выражения, метафоры, гиперболы и т.п.

Функциональные стили книжно-письменного языка.

Особенность публицистики заключается в том, что она ориентирована на освещение злободневных, актуальных проблем и явлений текущей жизни общества - социальных, политических, философс­ких, бытовых и т.д.

Особенностью научных текстов является обобщённость и отвлечённость, логичность, объективность, однозначность смысла. (общеупотребительные слова; общенаучные слова; термины)

Официально-деловой стиль используется при составлении служебных документов. Для него характерна ярко выраженная социальная окраска.Тексты, написанные официально-деловым стилем, требуют от составителя гораздо меньшей творческой деятельности. - формализованность, стандартизация текста; нейтральный тон изложения; точность и ясность; лаконичность; логичность, аргументированность изложения.

Прежде всего, в официально-деловом стиле форма и язык документов выступают как стандартизованные, т.е. соответствующие единому образ­цу.

Виды текстов.

По способу изложения принято выделять три вида текстов официаль­ных документов:

1) повествование (рассказывается о событиях в хронологической последовательности)

2) описание (характеристика какого-либо явления, предмета, события, лица путём перечисления его признаков, свойств, особенностей).

3)рассуждение (логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений,)

Частей текста: введение, изложение, заключение (обязательная часть любого текста)

Логическая структура текста.

Любой, даже самый простой, текстовый документ состоит из разделов (как минимум из одного), обязательным свойством которых является название раздела. Под разделом мы понимаем часть текста, представляющую собой некоторую законченную мысль. Разделы, в свою очередь, могут делиться на подразделы (разделы более низкого уровня) и так далее. Название раздела n-го уровня называют заголовком n-го уровня.

Текст внутри раздела наименьшего уровня также неоднороден. Он разбивается на абзацы, которые, в свою очередь, также могут нести различную смысловую и структурную нагрузку. Например, абзац может являться определением, цитатой, примечанием, обычным текстом.

Абзац подразделяется на фразы, а те - на слова. Внутри абзаца встречаются слова и словосочетания с определенным функциональным смыслом: главные слова, новые слова, аббревиатуры, вводные и служебные слова и т.д.

Выделение в тексте логически связанных структурных элементов обеспечивает упорядочение и формализацию документа, что способствует более адекватному восприятию текста читателем.

Простые и сложные тексты документов.

Простые, т.е. содержащие один вопрос документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

Требования четкости и ясности текста документа . Ясность и точность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.