ТК РФ). Выходные дни в этот период не отмечаются, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска». Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.). Эти документы работники обязаны предоставить табельщику или уполномоченному лицу до окончания расчетного периода.

Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников?

Табель), утвержденную приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее — Приказ N 52н). В соответствии с Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями к Приказу N 52н (далее — Методические указания) табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и других структурных подразделений) обособленных подразделений (филиалов).При этом какие именно работники организации могут быть назначены ответственными за ведение табеля, ни ТК РФ, ни Приказ N 52н не определяет.

Учет рабочего времени

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения руководителем учреждения табель используется для составления расчетно-платежной ведомости (ф. N 0504401). Хранение табеля Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000, табель учета рабочего времени должен храниться в организации один год.

Однако этот табель является документом, необходимым для исчисления и уплаты налогов, поэтому согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ должен храниться в течение четырех лет. В то же время табель является первичным учетным документом на оплату труда, поэтому срок хранения его не может быть менее пяти лет, что указано в ст.

Табель учета рабочего времени. кто обязан вести на предприятии?

Обязанность ведения учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником, возложена на работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени.

Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 8, 57, 91 Трудового кодекса РФ.
Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например секретаря администрации.

Кто должен вести табель учета рабочего времени

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.). Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено: — в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки; — в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

Кто должен вести табель учета рабочего времени на предприятии

Иные же, не поименованные в Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке. В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден. Но вопрос о том, каким образом это следует делать, законодательство не регулирует.

Кто в организации должен вести табель учета рабочего времени

Важно

Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

При формировании табеля в ячейках календарных дней месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения ставится прочерк. В конце месяца сотрудник, ответственный за ведение табеля, определяет общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51).

Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

Кто обязан вести табель учета рабочего времени

Отдел кадров бюджетного учреждения», 2010, N 2 ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Это необходимо с целью соблюдения предельной продолжительности рабочего времени в неделю, установленной законодательством, а также с целью правильного начисления заработной платы и документального обоснования произведенных расходов.
Рассмотрим подробнее нормы, определяющие порядок заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, и приведем образец этого документа. Кто ответственен за ведение табеля? Для ведения табеля учета времени на предприятии может быть создана должность табельщика.
Если организация небольшая по численности, заполнение табеля может быть возложено на работника отдела кадров или секретаря.

Кто ведет табель учета рабочего времени в школе

Однако стоит ли это делать? Дело в том, что в обязанности бухгалтера, согласно квалификационному справочнику, входит лишь прием первичных документов по учету отработанного сотрудниками времени и начисление зарплаты. Обязанность ведения табельного учета ни законом о бухучете, ни квалификационным справочником, ни профстандартом бухгалтера, ни каким-либо другим нормативным актом не предусматривается.

Более того, если на предприятии используются формы Т-12 и Т-13, то легко заметить, что в правилах их ведения среди лиц, которые указаны в качестве подписывающих табель, бухгалтер не упоминается. Тем не менее, если на предприятии отсутствует кадровая служба, возможность возложить эти обязанности и на бухгалтера есть. Однако в этом случае важно помнить, что соответствующие функции должны быть установлены внутренними актами предприятия.
Обычно такой табель заполняется от руки на готовом бланке с помощью чернил либо шариковой ручки.

Табель учета рабочего времени кто должен вести

При ее заполнении следует руководствоваться «Инструкцией по заполнению организациями сведений о численности работников и использовании рабочего времени в формах федерального государственного статистического наблюдения», утвержденной постановлением Госкомстата России от 7 декабря 1998 г. № 121. При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой, если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения. Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы. При его отсутствии организация не имеет документального доказательства того факта, что работники действительно работали (а не болели, не были в отпуске, не прогуляли и т. п.).

Кто должен вести табель учета рабочего времени в организации по закону

Табель учета использования рабочего времени применяется: для получения данных об отработанном работниками организации времени; для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени; для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени; для регистрации прогулов; для расчета заработной платы; для составления статистической отчетности по труду. Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то лицом, часто – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13. Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным. На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.

Обращаем ваше внимание, что первая часть табеля, за первую половину месяца предоставляется в бухгалтерию для расчета аванса по заработной плате, а на основании полностью заполненного табеля производится полный расчет по оплате труда.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

1. Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
2. Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Событие	Цифровой код	Буквенный код
Стандартный рабочий день, сотрудник присутствует на рабочем месте	01	Я
Праздничные и выходные дни. При стандартном графике 5/2 это, как правило, суббота и воскресенье. При индивидуальном графике, например, 2/2 это может быть любой день	26	В
Сотрудник находится в ежегодном оплачиваемом отпуске	09	ОТ
Отпуск по уходу за ребенком, возраст которого не превышает 3-х лет	15	ОЖ
Отпуск предоставляемый за свой счет, без сохранения заработной платы	16	ДО
Отпуск по беременности и родам	14	Р
Больничный	19	Б
Командировка	06	К
Неявка сотрудника по не выясненным обстоятельствам	30	НН

Код вида оплаты труда в табеле

• Заработная плата и командировочные – 2000
• Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
• Оплата отпускных – 2012
• Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

Заполнение табеля не представляет собой особой сложности, для этого выбирает удобный для вас вариант ведения учета и проставляете соответствующие данные и коды:

• В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
• В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со , должность и ФИО.
• “Графа 3” содержит табельный номер работника.
• В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
• В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
• “Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
• В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
• “Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
• Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.

Нестандартные ситуации

Отпуск без сохранения зарплаты

Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:

• По семейным обстоятельствам – “ДО”
• Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
• На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”

Если во время отпуска присутствуют праздничные дни

При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.

Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.

Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул (ТК РФ ст. 81, п.6 а), и используется как доказательство при трудовых спорах, в том числе и в суде.

Организация учёта рабочего времени на предприятии

Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:

1. Табель ведётся по всему предприятию в целом или отдельно по каждому подразделению.
2. В табеле отмечаются рабочие дни каждого сотрудника с указанием количества фактически отработанных часов, а также командировки, отпуска, больничные и т.д.
3. В документе регистрируются все неявки персонала, что позволяет зафиксировать прогулы.
4. Занесение в табель вновь принятого сотрудника и удаление уволенных происходит на основании кадровых документов: приказа о приёме на работу, приказа об увольнении, трудового соглашения.
5. Каждому работнику присваивается уникальный табельный номер, который служит его идентификатором в системе кадрового делопроизводства. Данный номер остаётся за ним на весь срок работы и не меняется при внутренних перемещениях. После увольнения табельный номер должен находиться «на карантине», то есть не использоваться повторно в течение трёх лет.

В какой форме можно вести табель?

Для ведения учёта труда и его оплаты существуют унифицированные формы, утверждённые Росстатом в Постановлении №1 от 05.01.2004 г. На предприятиях используют бланки табеля учёта рабочего времени Т-13 и Т-12.

Форма №Т-12 для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы предназначена для ведения в ручном режиме. Форма № Т-13 под названием «Табель учёта использования рабочего времени» применяется в основном в организациях, имеющих автоматизированную систему обработки данных.

Документы, составленные на этих бланках, согласно рекомендациям Федерального архивного агентства, имеют срок хранения 1 год.

Порядок заполнения табеля

При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:

• название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
• номер табеля;
• дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
• период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).

Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:

• номер п/п (графа 1);
• ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
• табельный номер – графа 3;
• графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
• графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
• графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
• 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
• 17 – общее число нерабочих дней за месяц.

Раздел 2 формы Т-12 табельщиком не заполняется, расчёты по оплате труда производит бухгалтерия. В конце месяца ответственное лицо подписывает табель, утверждает его у руководителя и в службе персонала, а затем передаёт в отдел начисления заработной платы.

Табель по форме Т-13 имеет схожую структуру за исключением отдельных полей.

Учёт рабочего времени в табеле

Вносить данные в табель допускается двумя способами: сплошным (ежедневная фиксация всех явок и отсутствия на рабочем месте) и выборочным (отметки только по неявкам, опозданиям, переработкам и т.д.).

Основные обозначения, которые используются при заполнении табеля, приведены в таблице:

Рабочее время	Буквенное обозначение	Цифровой код
Явка по обычному графику	Я	01
Ночные часы	Н	02
Выход в праздничные и выходные	РП	03
Переработка	C	05
Дни командировки	К	06
Отпуск	ОТ	09
Дополнительный отпуск	ОД	10
Учебный отпуск	У	11
Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства	УВ	12
Учебный отпуск за свой счёт	УД	13
Декретный отпуск	Р	14
Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет	ОЖ	15
Административный отпуск с разрешения руководителя	ДО	16
Отпуск за свой счёт в случаях, предусмотренных законом	ОЗ	17
Больничный	Б	19
Неоплачиваемая нетрудоспособность	Т	20
Сокращённая продолжительность рабочего дня, положенная по закону отдельным категориям работников	ЛЧ	21
Отсутствие на работе в связи с исполнением общественных обязанностей	Г	23
Прогул	ПР	24
Сокращённый рабочий день по инициативе работодателя	НС	25
Нерабочие дни	В	26
Отсутствие по неизвестной причине	НН	30
Простой по вине организации	РП	31
Простой по вине сотрудника	ВП	33

Особенности заполнения табеля в отдельных случаях

Отметки о любых отклонениях от нормального режима работы, принятого на предприятии, должны проставляться табельщиком только на основании соответствующих, корректно оформленных, документов (приказа о работе в праздничный день, листка временной нетрудоспособности и т.д.).

Неявка сотрудника на рабочее место при отсутствии подтверждающих документов до момента их предъявления помечается как НН (неявка по невыясненной причине). Непредоставление оправдательной справки является поводом для фиксации прогула.

Зачастую затруднения у табельщиков возникают при учёте командировок, отпускных периодов и других причин отсутствия работника на рабочем месте. Здесь применяются следующие правила:

1. Сотруднику, находящемуся в командировке в выходные и праздничные дни, эти часы оплачиваются в двойном размере, поэтому в табеле проставляется значение КМ вместо В.
2. По отпускникам – в ячейках, соответствующих выходным, указывается пометка ОТ, поскольку эти дни включаются в календарную продолжительность отпуска. Нерабочие праздничные дни из отпуска исключаются и фиксируются в табеле значением В.
3. По новым работникам табель ведётся с даты приёма, ячейки до этого дня заполняются знаками «ХХ». Аналогично следует помечать невыходы сотрудника в связи с увольнением, начиная с даты увольнения (включительно) и до тех пор, пока он не будет исключён из табеля.

Вопрос: законодательство обязывает работодателя вести учет рабочего времени - табель. Расскажите, пожалуйста, о практике организации данной работы на крупных предприятиях. Какие службы обычно выполняют эту работу - отдел кадров или отдел труда и заработной платы? И почему? Мы думаем, что отдел кадров, так как они готовят первичные документы и следовательно корректировки к ним. А это является основой для формирования табеля. Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели.

Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Алла Хрипушина,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

На основании ст. 91 Трудового кодекса РФ все работодатели должны контролировать, сколько часов по факту отработал каждый их подчиненный. Постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. была утверждена специальная форма «Табель учета рабочего времени».

Вы узнаете:

• Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году.
• Какие обозначения используются.
• Как заполняется табель учета рабочего времени при совместительстве.
• Как отмечаются отпускные дни в табеле учета рабочего времени.
• Как отметить отгул в табеле учета рабочего времени.
• Как правильно отразить больничный в табеле учета рабочего времени.
• Какие вопросы возникают у кадровиков при заполнении табеля учета рабочего времени.
• Какие наиболее частые ошибки допускают кадровики при ведении табеля учета рабочего времени.

Как вести табель учета рабочего времени в 2018 году

Табель учета рабочего времени является одним из важнейших кадровых документов. Именно в нем ежедневно отмечают все отработанные сотрудниками смены и часы, и как раз на основе этого документа каждый месяц рассчитывают зарплату. Кроме того, табель используют для формирования статистической отчетности по труду и иных аналитических документов.

В статье 91 Трудового кодекса РФ указано, что именно работодатель должен вести табель учета рабочего времени. При этом не имеет значения, в каком направлении работает компания и какая у нее форма собственности. В табеле отражают количество часов и дней (смен), отработанных персоналом. Форма табеля учета рабочего времени может быть как бумажной, так и электронной.

Скачать табель учета рабочего времени

Информация, отраженная в табеле учета, должна быть заверена. Поэтому перед полным переходом на электронный учет следует оформить электронные подписи ответственных сотрудников: начальника структурного отдела, специалиста кадровой службы и табельщика.

В 2018 году для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 или Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России.

Формы отличаются друг от друга. Т-12 - это универсальный вариант, который используют не только для учета рабочего времени, но и для расчета и начисления зарплаты персоналу. Когда заполняют раздел «Расчет с персоналом по оплате труда», вписывают коды вида оплаты в табеле по форме Т-12.

Табель по форме Т-13 ведут для учета рабочего времени, если в компании действует автоматическая система (турникет) явок-неявок.

Работодатель вправе пользоваться собственными бланками, предназначенными для аналогичных целей.

Важно: самостоятельно разрабатывать учетные формы вправе лишь коммерческие предприятия. Государственные и бюджетные организации применяют типовую форму № 0504421 (согласно приказу Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н, который содержит также методические указания по правильному заполнению бланка).

Если мы говорим о небольшой компании с малой численностью персонала, то можно использовать один общий табель. Если предприятие масштабное, для каждого структурного подразделения обычно заводят отдельный табель учета. Оформляет его ответственный сотрудник, который занимается ведением учета рабочего времени (табельщик), бухгалтер, специалист кадрового отдела или любое другое должностное лицо.

Чтобы автоматизированно учитывать рабочее время, используют форму Т-13, состоящую лишь из одного раздела.

Скачать образец табеля учета рабочего времени по формату T-13

Необходимо соблюдать все установленные правила, когда вы создаете табель учета рабочего времени. Бланк, который предприятие составило по любой указанной форме, может быть дополнен нужными видами сведений - это определяет работодатель. Основное условие - наличие обязательных реквизитов, а именно:

• даты составления и наименования документа;
• полного названия компании и ее структурного подразделения;
• единиц, в которых измеряется время, отработанное сотрудниками;
• должностей, ФИО и личных подписей работников, ведущих учет.

Тест и планировщик, которые помогут успеть все за полдня

Консультант «Газпрома» подробно объяснил для редакции журнала «Коммерческий директор», как справляться со всеми делами вдвое быстрее. Тест поможет вам проверить, как вы управляете временем, а автоматизированный планировщик – быстро разобрать задачи.

Какие обозначения используются в табеле учета рабочего времени

На титульном листе унифицированной формы представлен детальный список условных обозначений, используемых при заполнении табеля. Чаще всего встречаются такие цифровые коды или их буквенные аналоги:

• 01 (Я) - работа в дневное время;
• 02 (Н) - работа в ночное время;
• 03 (РВ) - работа в выходные и нерабочие праздничные дни;
• 04 (С) - сверхурочный труд;
• 05 (ВМ) - вахтовый метод;
• 06 (К) - ;
• 07 (ПК) - повышение квалификации с отрывом от производства;
• 08 (ПМ) - повышение квалификации с отрывом от производства в другой местности;
• 09 (ОТ) - ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• 10 (ОД) - ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• 11 (У) - учебный отпуск с сохранением зарплаты (проставляется в табеле учета рабочего времени сотрудников, которые совмещают работу и учебу в 2018 г.);
• 12 (УВ) - сокращенная продолжительность рабочего времени для сотрудников, обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением зарплаты;
• 13 (УД) - учебный отпуск без сохранения зарплаты;
• 14 (Р) - отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
• 15 (ОЖ) - отпуск по уходу за ребенком до трех лет;
• 16 (ДО) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с согласия работодателя;
• 17 (ОЗ) - отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный в предусмотренных законом случаях;
• 18 (ДБ) - ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты;
• 19 (Б) - временная нетрудоспособность с назначением пособия (больничный);
• 20 (Т) - временная нетрудоспособность без назначения пособия;
• 24 (ПР) - прогул;
• 26 (В) - выходной или нерабочий праздничный день;
• 30 (НН) - неявка на рабочее место по невыясненным причинам.

Код «30» ставят до выяснения причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. К примеру, если становится известно, что работник заболел, и этот факт подтверждает справка из медучреждения, код «30» или «НН» меняют на «19» или «Б».

Если компании мало типового перечня кодов, чтобы отражать производственные ситуации, она в любой момент вправе внести дополнения. Для закрепления корректировок выпускают приказ. Это предусматривает «Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации», утвержденный постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20.

Скачать образец приказа о введении новых обозначений в табель учета рабочего времени

Правильное ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени можно вести 2 способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• регистрацией различных отклонений.

Выбор способа зависит от трудового распорядка. Систему ведения табеля учета рабочего времени устанавливают при формировании учетной политики предприятия, которую регламентирует приказ руководства. В учетной политике фиксируют, в течение какого времени табель нужно предоставлять в бухгалтерию.

Если табель учета использования рабочего времени ведут методом сплошной регистрации явок и неявок , то в документе в отдельных клетках отмечают календарные дни месяца. Обязательно проставляют коды явок и неявок, под которыми указывают общее количество отработанных сотрудником часов.

Если используют метод регистрации отклонений , в документе отражают лишь отступления от установленного рабочего времени (если они зафиксированы). В нем отмечают неявки, опоздания, сверхурочные часы. Неявки всегда учитываются в днях. В верхней строчке графы фиксируют код условных обозначений. Нижние графы не заполняют.

Если продолжительность дня и смены остается неизменной, фиксируют только отклонения от норматива времени (неявки, опоздания). Если продолжительность работы нормальная, фиксировать можно лишь неявки на работу.

Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, ему присваивают два табельных номера и два раза вписывают его в документ - как совместителя и как основного работника. Рассмотрим правильное заполнение табеля учета рабочего времени на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12.

При заполнении табеля пользуются цифровыми или аналогичными буквенными кодами. Отметим, что табель учета в разных компаниях могут вести по разным правилам.

Пример ведения табеля учета:

• номер работника по порядку (1);
• Ф. И. О, должность или специальность (2);
• табельный номер (3).

В 4 и 6 графах есть строчки, где нужно указывать, сколько времени ежедневно работает каждый сотрудник в течение месяца. В верхней строчке проставляют код временных затрат на конкретную дату (4). В нижней строке отражают длительность отработанного или неотработанного времени в часах или минутах (5). Если требуется, увеличивают количество граф для дополнительных реквизитов по режиму времени. В верхних строчках 5 и 7 проставляют количество отработанных дней (6), а в нижних - общее количество отработанных за полмесяца часов (7).

По результатам каждого месяца для работника вносят общее количество отработанных дней (8), количество часов (9), общее количество выходных или праздников (10). Далее устанавливают, сколько сверхурочных часов было у сотрудника (11). Заполнять табель учета лучше в таком же порядке, чтобы не ошибиться.

К ночным часам относят период с 22:00 до 6:00. Подсчитайте, сколько в сумме ночных часов отработал сотрудник за учетный период и включите получившееся число в графу 11 (12). При этом отметьте количество часов, отработанных в выходные или праздничные дни (если на них выпал рабочий период (13).

В 14 графе обозначьте все неявки. В верхнюю строчку внесите количество дней (14), в нижнюю - количество неотработанных часов (15). В графу 15 занесите код (16), а в графу 16 - количество дней и часов неявки, указав код (17). Далее в табеле должны расписаться ответственный за заполнение табеля учета рабочего времени (18), начальник отдела (19) и сотрудник кадровой службы. Обязательные реквизиты - наименование должностей этих лиц и их личные подписи с расшифровкой.

После указанных процедур лицо, отвечающее за ведение табеля, отдает документ бухгалтерскому отделу. На основании табеля работникам рассчитывают и начисляют зарплату.

Важно! Основанием для включения в табель или исключения из него работника должны быть документы по кадровому учету, например приказ об увольнении, приеме на работу, трудовой договор. Обязательное требование - документальное подтверждение отметки о причинах несоблюдения режима.

Основанием для внесения отметки может быть приказ, больничный лист, справка о выполнении государственных или общественных работ, предупреждений о простое и т. д. В табеле не должно быть отметок об оказании услуг на основании гражданско-правовых договоров.

• 10 советов о том, как управлять сотрудниками отдела продаж

Как заполнять табель учета рабочего времени для совместителя

Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по общим правилам. Количество часов, отработанных совместителем в тот или иной день, отражают в ячейках с соответствующими датами. Выходные дни отмечают кодом «В», отпуск - пометкой «ОТ», дни больничного, подтвержденные документально, - «Б».

Табель учета рабочего времени совместителя разрабатывают по особым правилам. Известно, что российское законодательство запрещает совместителям работать в учреждении больше чем на полставки. То есть по сравнению с другими сотрудниками совместитель обязан работать меньше.

Если на предприятии действует стандартная пятидневная рабочая неделя, то в течение каждого рабочего дня совместитель вправе работать 4 часа. При скользящем или сменном графике ежедневно он может работать разное количество часов. Главное, чтобы не превышалась общая норма нагрузки.

Остановимся на правилах заполнения табеля учета для совместителя.

1. Отработанное совместителями время в табеле фиксируют по тем же правилам, что и у обычных сотрудников. Табель учета рабочего времени (в Excel или в другой программе) оформляют по одним и тем же требованиям.
2. Совместитель не может работать больше, чем предусматривает его нагрузка.
3. В разные рабочие дни сотрудник вправе трудиться разное количество часов - все зависит от графика как на дополнительном, так и на основном месте работы.
4. Если в какой-либо из дней совместитель не работает на основном месте, он вправе работать как совместитель полный день (не превышая общий норматив часов).

Отработанное как внутренними, так и внешними совместителями время учитывают по общим правилам. Отличия заключаются лишь в количестве отработанных часов. Но между учетом рабочего времени внутренних и внешних совместителей различия есть.

Мы знаем, что внешним совместителем называют сотрудника, основное место работы которого - другая организация. То есть табель учета рабочего времени для него должен включать в себя лишь одну строку - должность, которую совместитель занимает в данной компании.

Внутренний совместитель - это сотрудник, занимающий в одном и том же учреждении две должности. Соответственно, его рабочее время по одной и второй должности фиксируют в одном и том же табеле учета. Важно, что отработанное время по каждой из должностей следует учитывать в отдельном порядке. Суммировать отработанные по совместительству часы запрещено. Табель учета рабочего времени содержит отдельные колонки с кодом «СВ».

Ниже мы приведем примеры работы по совместительству с пятидневкой для внешних совместителей, работу по стандартному режиму для внутренних совместителей, а также работу внутреннего совместителя с пятидневной рабочей неделей по основной должности и скользящим графиком по дополнительной.

Порядок учета рабочего времени внешнего совместителя (Петрова Д. А., бухгалтер) при работе по совместительству по пятидневке:

ФИО, должность

Табельный номер

Отработано

Иванова Е. С. Секретарь

Петрова Д. А., бухгалтер

Порядок учета отработанного времени внутренним совместителем при работе по пятидневной рабочей неделе по основной должности и скользящему графику по дополнительной:

ФИО, должность

Табельный номер

Отметки о явках и отработанном времени

Отработано

Мамедова Э. А., процедурная медсестра, постовая медсестра

Порядок учета рабочего времени внутреннего совместителя по пятидневке:

ФИО, должность

Табельный номер

Отметки о явках и отработанном времени

Отработано

Мамедова Э. А., секретарь, инспектор отдела кадров

Как отразить отпуск в табеле учета рабочего времени

Отмечать информацию о фактически отработанных часах и об отдыхе можно в типовых табелях, а также в документах, которые работодатель сформировал сам.

Как правило, специалисты кадрового отдела пользуются готовыми формами. На это есть несколько причин: их удобнее всего применять, их не нужно отдельно утверждать и согласовывать, и в ходе проверок инспекторы ГИТ не задают в их отношении никаких вопросов. Чтобы фиксировать отработанное время, можно использовать формы Т-12, Т-13 или ОКУД 0504421 «Табель учета использования рабочего времени». Табель формы Т-12 необходим для расчета зарплаты за проработанное время.

В табель учета рабочего времени заносят сведения о явке и неявке сотрудника на работу и количестве отработанных им часов. Явки и неявки специалиста классифицируют отдельно (работа ночью, в выходной, отпуск за свой счет и т. д.), так как от вида отработанного времени, а также от причины неявки на работу напрямую зависит сумма его заработной платы.

Фиксировать в табеле учета рабочее время и отпуска может отдельный ответственный за это сотрудник, к примеру табельщик, специалист по кадрам или бухгалтер. Эта обязанность должна быть прописана в трудовом соглашении с соответстующим сотрудником. Также можно издать приказ о назначении специалиста, ответственного за ведение учета.

Формы Т-12 и Т-13 - это таблицы, каждая строчка в которых отведена отдельному работнику. Столбцы предназначены для внесения дат. В соответствующей ячейке каждого дня проставляют код из букв и цифр, отражающий вид рабочего или нерабочего времени. В ячейке ниже отмечают, сколько именно часов отработал сотрудник.

Условные обозначения для отражения отпуска в табеле учета рабочего времени:

Всем работникам положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Его предоставляют каждый год в порядке очереди (исключение составляют несколько категорий сотрудников, которые вправе выбирать даты на свое усмотрение). В ряде ситуаций, если работник и работодатель приходят к соглашению, отпуск делят на части или переносят на следующий год.

Несмотря на то, что график всегда формируют заблаговременно (за две недели до нового календарного года), отпускные дни в табеле учета рабочего времени не стоит указывать заранее. Если работник выйдет из отпуска раньше времени или заболеет, в табель придется вносить соответствующие изменения.

После ухода сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск работник, отвечающий за ведение учета, ежедневно обязан вписывать в табель код ОТ или 09.

Работники определенных категорий вправе брать не только ежегодный 28-дневный отпуск, но и дополнительное оплачиваемое время. Такой отдых можно взять вместе с основным отпуском , его частью или отдельно.

Право пользоваться дополнительными отпускными днями есть у специалистов, работающих:

• по ненормированному рабочему дню (если данное условие прописано в трудовом договоре) - 3 календарных дня и больше;
• во вредных (2, 3, 4 степень) или опасных условиях труда - 7 и более календарных дней;
• в особых условиях труда (список сотрудников и длительность дополнительного отпускного периода устанавливает Правительство РФ).

Важно! В табель учета рабочего времени дополнительный отпуск нужно вносить в отдельном порядке, даже когда дополнительные дни идут сразу за основным отпуском. Для этого ставят код ОД или 10.

Российское законодательство разрешает сотрудникам брать не только ежегодный основной и дополнительный отпуск, но и пользоваться:

• неоплачиваемым отпуском;
• учебным отпуском (при котором сохраняется средняя заработная плата, заработок не сохраняется или выплачивается частично);
• отпуском по беременности и родам для женщин;
• отпуском по уходу за ребенком.

Рассмотрим, как каждый из этих отпусков фиксируют в табеле учета рабочего времени.

На основании ст. 128 Трудового кодекса РФ каждый сотрудник вправе попросить работодателя о предоставлении ему неоплачиваемого отпуска в определенный день/дни, чтобы решить личные вопросы. Речь идет о так называемом отдыхе за свой счет. Работодатель сам решает, предоставлять работнику такой отпуск или нет. Если сотрудник берет неоплачиваемый отпуск, в табеле учета ставят код ДО или 16.

В этой же статье (ст. 128 Трудового кодекса РФ) сказано об обязанности работодателя в ряде ситуаций предоставлять отпуск за свой счет по просьбе сотрудника. Право на такой отдых есть:

• у работающих пенсионеров (по возрасту). Ежегодно они могут брать не более 14 календарных дней отпуска;
• у родителей и супругов военнослужащих, работников ОВД, федеральной противопожарной службы, таможни, работников учреждений и органов УИС, лиц, которые погибли или умерли в результате ранения, контузии или увечья, полученных при выполнении воинских обязанностей или в итоге болезни, связанной с прохождением воинской службы, - до 14 календарных дней ежегодно;
• у работающих инвалидов - 60 календарных дней ежегодно;
• у сотрудников, у которых рождается ребенок, регистрируется брак, умирают близкие родственники - до 5 календарных дней.

Такой отпуск без сохранения зарплаты в табеле фиксируют в виде кода ОЗ или 17.

Дополнительным отпуском, при котором сохраняется средний заработок, на основании ст. 173 Трудового кодекса РФ вправе пользоваться сотрудники, работающие и при этом получающее высшее или среднее профессиональное образование очно-заочно или заочно, то есть не отрываясь от работы.

Руководитель обязан предоставлять учебный отпуск, чтобы сотрудники могли пройти:

• промежуточные сессии - от 20 до 50 календарных дней на каждом курсе;
• итоговую государственную аттестацию - от 2 до 4 месяцев.

Основание для предоставления отпуска - документы из учебного заведения.

Чтобы зафиксировать учебный отпуск с сохранением зарплаты, в табеле учета рабочего времени ставят код У или 11.

Сотрудники, обучающиеся очно, вправе требовать у работодателя предоставление учебного неоплачиваемого отпуска, чтобы пройти вступительные испытания или сессии. Учебный отпуск отражают в табеле учета рабочего времени в виде кода УД или 13.

В табеле учета рабочего времени нужно также фиксировать декретный отпуск.

Женщины имеют право брать отпуск по беременности и родам . Основанием для предоставления таких отпусков становится листок нетрудоспособности. Взять отпуск сотрудница может за 70 или 84 дня (если беременность многоплодная) до предполагаемой даты родов или же сразу после них. Но суммарно такой отпуск должен быть равен количеству дней, определенных законодательно (ст. 255 Трудового кодекса РФ): от 140 до 194. В табеле учета рабочего времени отпуск по беременности и уходу за ребенком обозначают буквой Р или цифрой 14. Этот же код ставят сотруднику, который усыновил ребенка и в связи с этим берет отпуск.

Когда истекает отпуск по беременности и родам, один из родителей или иное лицо, присматривающее за ребенком (бабушка, дедушка, опекун), вправе воспользоваться отпуском по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. В период этого отпуска предприятие сохраняет за сотрудником место и выплачивает ему пособие.

В форме Т-12 или Т-13 отпуск по уходу за ребенком обозначают в виде кода ОЖ или 15.

Как отразить отгул в табеле учета рабочего времени

На основании действующего законодательства компании обязаны строго учитывать трудовую деятельность персонала. Именно поэтому руководители должны заносить в табель учета рабочего времени каждый отгул.

Компании в России вправе устанавливать собственные правила по заполнению формы Т-12 или Т-13 и фиксировать их в инструкции или руководстве. Перед отражением отгула в табеле учета рабочего времени также необходимо выбрать коды. К общепринятым относятся:

• РВ, 03 - отработанное сотрудниками время в выходные и праздники.
• ОВ, 27 - оплачиваемые отгулы.
• НВ, 28 - неоплачиваемые отгулы.

Привлечь сотрудника к труду в нерабочий день можно лишь с его согласия. В этом случае издают специальный приказ со следующими разделами:

• Наименование компании.
• Дата принятия, номер и город, в котором располагается учреждение.
• Наименование документа (например, «О привлечении к работе в выходной день»).
• Обоснование приказа.
• Указания по привлечению конкретных работников и оплате труда по двойной ставке за 1 день свыше установленной заработной платы.
• Должность, ФИО и подпись сотрудника, который принял приказ.
• ФИО и подписи сотрудников, ознакомленных с приказом.

Важно! С учетом информации в приказе в табеле отражают время, отработанное сотрудниками в нерабочий день.

Если компания пользуется индивидуальной формой, на основании № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. отгул в табеле ставят в виде общепринятого или собственного кода.

Особенности труда и оплаты в нерабочие дни отражены в Трудовом кодексе РФ. Если табель заполнен верно, при расчетах с персоналом за отработанное время не возникает никаких сложностей.

Сотрудники любой компании время от времени вынуждены работать по выходным в силу разных причин - допустим, нужно срочно подготовиться к проверке или отгрузить поставленные товары.

Сотрудник вправе на свое усмотрение определять, какая форма оплаты за работу в выходной или праздничный день для него предпочтительнее. Он вправе претендовать на оплату по двойному тарифу или же согласиться на сумму, рассчитанную по однократному тарифу, но при этом потребовать выходной. Работодатель ни в коем случае не может влиять на решение работника.

При этом выдвигать подобные требования не могут сотрудники, у которых с компанией заключено срочное трудовое соглашение на срок не меньше 2 месяцев. В Трудовом кодексе РФ сказано, что за работу в выходные и праздники они могут получать лишь оплату по двойному тарифу.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ привлекать персонал к работе по выходным можно только в экстренных ситуациях. Предположим, нужно срочно выполнить задания, влияющие на дальнейшую работу компании. Если руководитель не соблюдает нормы Трудового кодекса РФ, он нарушает закон. Это грозит ему серьезными проблемами при проверке органов контроля.

Ниже представлен табель учета рабочего времени - образец заполнения отгула.

Номер по порядку

Табельный номер

Итого отработано за первую половину месяца

Иванова Е. В.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если работник находится на больничном

Очень часто в организациях возникает вопрос, связанный с правильным отражением больничного в табеле учета. Для корректного оформления больничного листа в табеле нужно учитывать:

• каким методом фиксируют явку или неявку на работу (сплошная регистрация или только регистрация отклонений);
• как нужно обозначать больничный в табеле (буквенный код «Б», цифровой код «19» - для графы 15 формы № Т-12).

Рассмотрим, как в табель вписывают больничный методом сплошной регистрации . В дни болезни работника, подтвержденные справкой из медучреждения, нужно проставить, к примеру, буквенный код «Б» в верхней половине строчки и количество проработанных по факту часов «0». Далее необходимо подвести итог по количеству отработанных дней и часов.

Ниже представлен образец обозначения больничного в табеле при использовании метода сплошной регистрации:

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Табельный номер

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

Отработано за

половину месяца (I, II)

месяц

Пребывание сотрудника на больничном при методе регистрации отклонений отмечается в табеле:

• буквенным кодом «Б» в дни, подтвержденные справкой из медучреждения;
• буквенным кодом «В» в выходные.

Вот как в табеле отражают больничный методом регистрации отклонений:

Номер по порядку

Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)

Табельный номер

Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

Отработано за

половину месяца (I, II)

месяц

Дубова Анастасия Христофоровна, менеджер по логистике

Также пользуются цифровыми кодами. В этом случае больничный в табеле в графе 15 формы № Т-12 обозначают так:

Количество неявок, дней (часов)	Из них по причинам
		Количество дней (часов)

Приведем поэтапную схему внесения больничного в документ:

Шаг 1. Сначала вы выбираете код обозначения, принятый в компании. Просмотрите код больничного в табеле («Б» или «19» для графы 15 формы № Т-12 или другая отметка, принятая в вашей организации). Чтобы вам было удобно, запомните эти коды или сохраните в своей таблице условных обозначений.

Шаг 3. Затем подсчитываете суммарное количество дней и часов, отработанных сотрудником. При этом из расчета исключите больничный и выходные дни (при отсутствии иных отклонений).

Больничный лист в табеле во время отпуска отражают так:

Шаг 1. Необходимо отметить отпуск до даты начала болезни сотрудника, указанной в справке о нетрудоспособности. Для этого используют буквенное обозначение «ОТ» (цифровой код «09» - для графы 15 формы № Т-12). В течение отпуска выходные не отмечают. Для подсчета отпуска используют календарные, а не рабочие дни (ст. 115 Трудового кодекса РФ).

Шаг 2. Дни, в которые сотрудник был нетрудоспособен, отмечают буквенным кодом «Б».

Шаг 4. Нужно продлить отпуск: в табеле после последнего отпускного дня вписываем код «ОТ». Он означает количество последующих дней болезни. При этом нужно учесть определенные нюансы. В соответствии со ст. 124 Трудового кодекса РФ, если работник оказывается временно нетрудоспособен, ежегодный оплачиваемый отпуск или продлевают, или переносят на другое время, которое определяет работодатель, учитывая пожелания сотрудника.

Так как закон РФ разрешает или продлить, или перенести отпуск на другой срок с учетом пожеланий сотрудника, автоматически продлить его в связи с болезнью нельзя. Работодателю следует понять, чего хочет работник. Сотрудник при этом обязан высказать свое пожелание относительно продления или перенесения отпуска, подав соответствующее заявление.

Вопросы, часто возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени

Не во всех случаях руководство предприятий четко следует правилам, по которым заполняются, хранятся и используются формы Т-12 и Т-13. Приведем ответы на самые распространенные вопросы, возникающие у специалистов по кадрам при разработке табеля учета. Руководствуясь этой информацией, вы будете ошибаться меньше.

1. Какой срок хранения заполненного табеля рабочего времени?

Ст. 586 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», гласит, что срок хранения табеля не может составлять меньше 5 лет. Если же табелем пользовались, чтобы фиксировать рабочее время сотрудников тяжелых и вредных производств, срок хранения достигает 75 лет.

1. Какие этапы движения табеля необходимо предусмотреть при составлении локальных документов, регламентирующих правила его разработки и движения?

Табель учета проходит несколько этапов, а именно:

• сначала его оформляют;
• далее проверяют правильность составления;
• если все верно, передают для подписи;
• предоставляют бухгалтерии;
• передают для последующего хранения, соблюдая принятые в компании нормы (кадровому отделу, в архив и т. д.).

При составлении графика документооборота обязательно внесите в него всю учетную документацию, включая табель, и сделайте маленькую поправку на специфику оформления бланка (продолжительность составления, возможные задержки предоставления сотрудниками документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах, а также время на корректировку табеля).

1. Кто, кроме табельщика, может вести табель учета рабочего времени?

В соответствии с законом заполнять табель вправе не только табельщики (кроме того, далеко не в каждой организации есть такой специалист), но и другие уполномоченные лица. Вести табель учета рабочего времени может сотрудник кадровой службы, специалист по подбору персонала или руководитель структурного отдела. Все зависит от принятой в компании системы учета рабочего времени. Этот момент должен быть закреплен в должностной инструкции и трудовом договоре работника, заполняющего табель.

1. Как заполнить табель учета рабочего времени, если специалист работает удаленно ?

Даже если сотрудник выполняет свои обязанности удаленно, закон все равно обязывает работодателя учитывать его рабочее время (ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ). Как уже было отмечено, фиксировать рабочее время в табеле можно методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, а также методом регистрации только отклонений, таких как неявки, опоздания, сверхурочные часы и т. д. Чтобы учитывать время, отработанное специалистом на удалении, пользоваться можно любым методом.

Если на предприятии есть сотрудники, работающие дистанционно, правила учета их рабочего времени можно прописать в локальном акте (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Отметим, что при дистанционной работе обычно используют метод отклонений, поскольку у табельщика нет сведений о появлении сотрудника на работе. Если нет переработок и неявок, в табель включают лишь конечные данные об итогах работы сотрудника за 1 и 2 половины месяца. Если используют метод отклонений, рабочие дни в табеле не отражают. Если ячейка в табеле не заполнена, значит, этот день был рабочим.

Однако, если при заполнении табеля в отношении дистанционного сотрудника используют метод отклонений, могут возникнуть технические сложности, связанные с внесением информации в программу 1С и т. д. В данном случае лучше использовать метод сплошной регистрации явок и неявок.

• Доплата за работу: за что нужно платить сотрудникам сверх положенного

Ошибки, часто допускаемые при оформлении табеля учета рабочего времени

На первый взгляд, заполнить простую форму Т-12 или какой-либо ее аналог легко. Однако сотрудники, ведущие учет рабочего времени, допускают одни и те же ошибки. Например, вносят информацию о сотруднике, не указывая его должность или табельный номер.

Важно! Итоги проверок учетных документов ряда организаций показывают, что ответственные за ведение табеля лица часто не соблюдают правило сокращения рабочего дня перед праздником на 1 час. По факту сотрудники работают 7 законных часов. В документах же отмечена норма в 8 часов.

Есть и еще одна типичная ошибка, которую в компаниях допускают в основном по невнимательности: фиксируют праздничный день как рабочий. Кроме того, затруднения могут быть связаны с внесением сведений о времени, отработанном специалистом. Не забывайте, что в табель учета рабочего времени нужно включать все часы, которые внутренний совместитель отработал на каждой из своих должностей.

Если при проверке правильности оформления табеля вы выявляете ошибку, руководствуйтесь положениями п. 8 ст. 9 Федерального закона от 06.11.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неверную информацию нужно аккуратно перечеркнуть чертой. Сверху над зачеркнутыми обозначениями необходимо вписать корректные сведения и обозначить дату внесения исправлений. Далее сотрудник, откорректировавший табель, должен в нем расписаться (нужно также расшифровать подпись и указать должность).

Рассказывает практик

3 проблемы классической системы контроля рабочего времени сотрудников

Петр Лебедев ,

директор по экономике и финансам компании «ТиссенКрупп Индастриал Солюшнс (РУС)», Дзержинск

Работники производственных отделов ежедневно учитывали рабочее время: указывали в табеле, сколько времени (в часах) затратили на выполнение конкретных проектов, учебу, командировки и проч. В конце месяца табели сдавали непосредственному начальнику, который, в свою очередь, передавал документы в отдел учета, чей работник вносил сведения в систему, подготавливал сводные отчеты по проектам и сдавал их руководителям.

При сборе информации у нас возникало 3 основные проблемы:

1. Приходилось очень долго собирать статистические данные. Узнать фактически отработанное сотрудниками время удавалось в лучшем случае через неделю после завершения отчетного месяца. На проверку и утверждение табелей также уходило много времени.
2. Сложности были связаны и с получением промежуточных отчетов. Собирать статистические данные чаще чем раз в месяц мы не могли. И, если бы мы вели еженедельные отчеты, количество бумажных табелей возросло бы в 4 раза. Помимо этого, для анализа нужны сведения о каждом сотруднике. Но не все работники могут заполнить табель вне привычного графика, поскольку кто-то находится на больничном, а кто-то в командировке.
3. Заполнение табеля учета рабочего времени часто велось с ошибками. Например, сотрудники обозначали неверный номер договора или вид работ или же вовсе не учитывали рабочее время и в конце месяца заполняли табель в произвольном порядке.

Решить эти проблемы нам помогла автоматизированная система контроля учета рабочего времени.