Председателем приёмной комиссии, как правило, является ректор ВУЗа. Именно его приказом и назначается состав приёмной комиссии, куда входят:

• заместители председателя (обычно это проректоры);
• ответственный секретарь и его заместители;
• деканы факультетов;
• сотрудники от преподавательского состава университета.

По решению ректора в приёмную комиссию могут быть также включены люди, не являющиеся сотрудниками университета: например, члены городской или районной администрации или сотрудники других высших учебных заведений.

Приёмная комиссия университета формируется ежегодно. Всю её деятельность регулирует ответственный секретарь, чьи функции не может исполнять один и тот же человек более трёх лет подряд.

Права и обязанности приёмной комиссии

Работа приёмной комиссии должна быть основана на федеральном и местном законодательстве, а также уставе университета. Учитывая данные нормативные документы, формируется протокол приемной комиссии, где описываются правила приёма абитуриентов на текущий год. Помимо этого в обязанности комиссии входят:

• сбор и опубликование сведений о том, на какие специальности проводится набор, сколько выделено бюджетных мест, общее количество набираемых на первый курс студентов, перечень и программа вступительных испытаний;
• распространение этой информации среди потенциальных абитуриентов (в школах, информационных порталах);
• подготовка необходимых документов и справочных материалов для поступающих;
• приём документов, регистрация, вынесение решения о допуске абитуриентов к вступительным экзаменам;
• формирование экзаменационных комиссий;
• зачисление абитуриентов по результатам вступительных испытаний;
• ведение всех сопутствующих документов, формирование отчёта, статистики.

Режим работы приёмной комиссии

Режим и сроки работы приёмной комиссии оговариваются в положении о работе этой комиссии. Каждый университет устанавливает свои сроки и порядок работы комиссии. Как правило, для абитуриентов работа комиссии становится доступной с даты официального начала приёма документов. В этот период в университетах открываются центры по приёму и регистрации абитуриентов, где вчерашние школьники могут задать интересующие их вопросы, получить информацию о вступительных экзаменах или подать документы.

Часы работы приемной комиссии — стандартные для всех официальных учреждений, с перерывом на обед. После даты окончания приёма документов комиссия продолжает свою работу, но для абитуриентов она уже недоступна. В этот период проводится сбор и сортировка документов, формирование отчёта, вынесение приказа о зачислении студентов, распределение их по группам и другая организационная работа.

Приём документов

В каждом университете существует собственный перечень необходимых для поступления документов. Члены приёмной комиссии обязаны предоставить абитуриенту список этих документов, анкету для заполнения, а также помочь в правильном их оформлении. Все полученные документы комиссия формирует в личное дело абитуриента, которое обязательно регистрируется и в случае поступления, хранится в университете в течение всего периода обучения.

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ В ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ

Введение

§2 Работа с посетителями в приемной

§3 Ведение деловых бесед

§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя

§5 Взаимоотношения с руководителем

§6 Взаимоотношения в коллективе

§7 Виртуальный офис

Заключение

Литература

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Секретарь, помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение" профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии" .

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. По мнению Е. Ишутиной, современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя" . Е. Скриптунова, М.Рогожин и М. Стенюков указывают на многофункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря . Н.В.Воржаевая обращает внимание на повышение требований к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества .

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Исходя из вышесказанного, цель нашей работы – изучение деятельности секретаря в приемной руководителя, с учетом современных условий деятельности.

1. Изучение теоретических источников по данному вопросу;

2. Рассмотрение практического приложения вопроса;

3. Анализ эффективности деятельности секретаря, выводы на основе анализа.

Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, наблюдение, анкетирование, беседа.

Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.

Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.

Гипотеза исследования такова: при создании необходимых условий профессиональной деятельности секретаря наблюдается положительная динамика в организации управленческой деятельности предприятия.

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

Функции по документационному обеспечению управления;

Функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей .

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Приемная – это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования .

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда .

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое – та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику :

Большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

Весьма насыщенный рабочий день;

Необходимость выполнять параллельно несколько работ;

Постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

Особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников .

Приемное отделение (приемный покой) - это "лицо" любого стационара. От того, как тут встретят больного специалисты, зависит его психологический настрой на выздоровление, общее самочувствие. будет неотъемлемой составляющей любой больницы, клиники в ряду с лечебными пространствами, административными и хозяйственными помещениями. В статье мы подробно разберем структуру приемного отделения, его функции, организацию работы специалистов.

Что это?

Приемный покой - лечебно-диагностическое отделение клиники, где непосредственно начинается обслуживание пациента. Предназначено оно для следующего:

• Регистрация больного.
• Прием и первичный осмотр пациента.
• Антропометрия (вес, рост больного), измерение важнейших показателей жизнедеятельности - артериального давления, температуры тела и проч.
• Санитарная, гигиеническая обработка поступивших пациентов.
• Оказание медицинской

Структура приемного отделения такова, что действия персонала здесь характеризуются слаженностью, четкостью, быстротой, взаимосвязанностью. От всего этого зависит не только успех дальнейшего лечения в стационаре, но порой и жизнь человека, если он поступил в больницу в критическом состоянии.

Структура приемного отделения

Как правило, приемный покой расположен в отдельном здании или в одном из лечебных корпусов. Теперь о его собственных составляющих. Структура приемного отделения (состав помещений, наполняющих корпус) такова:

• Зал ожидания. Здесь ждут приема пациенты, не нуждающиеся в постельном режиме, а также лица, их сопровождающие. Обязательно наличие удобных сидений, стола для заполнения документации. На стенах в помещении развешаны стенды со всей необходимой для пациентов, посетителей информацией - график работы учреждения, часы бесед с лечащим доктором и встреч с пациентами, перечень продуктов, что можно принести гостинцем больному, и проч.
• Регистратура. Продолжаем рассматривать структуру приемного отделения стационара. Здесь проходят регистрацию вновь поступившие пациенты. Персонал занимается заполнением соответствующих документов.
• Смотровой кабинет (в зависимости от масштабности клиники может быть как один, так и несколько). Здесь происходит врачебный осмотр больных. Специалист ставит вновь поступившему предварительный диагноз. Далее доктором определяется тип санитарной, гигиенической обработки нового пациента, необходимые мероприятия по антропометрии, термометрии, проведение дополнительных исследований (к примеру, снятие электрокардиограммы).
• Санитарная комната (санпропускник). Здесь будут душевые кабины, ванные, помещение для переодевания.
• Диагностический кабинет. Тут дополнительно обследуются пациенты с неустановленным в смотровом кабинете диагнозом.
• Изолятор. В данное помещение направляют вновь поступивших с подозрением на наличие инфекционного заболевания.
• Процедурный кабинет. Специальное помещение, где поступившим в критическом состоянии оказывается первая медицинская помощь.
• Операционная (или же перевязочная). Еще одна комната для оказания первой помощи - уже специализированной (для поступивших с кровотечениями, ножевыми, огнестрельными ранениями).
• Кабинет рентгенологии.
• Лабораторное помещение.
• Комната дежурного доктора.
• Кабинет, где находится заведующий приемным покоем.
• Туалетные комнаты.
• Склад, хранилище одежды, личных вещей поступивших в стационар пациентов.

Таков общий план структуры приемного отделения больницы. Теперь перейдем к частностям.

Специфика структуры

Структура приемно-диагностического отделения многопрофильного стационара может быть дополнена и рядом других элементов. Например, реанимационным, травматологическим кабинетом, кардиологической комнатой (для поступивших с инфарктом миокарда) и проч.

В целом же, структура и организация приемного отделения напрямую зависят от специфики чей составной частью оно является. Какие кабинеты, помещения характерны для приемного покоя в общем, мы с вами рассмотрели.

Последовательность работы приемного покоя

Каждый поступивший в приемное отделение пациент обязательно должен пройти три стадии. Строгая последовательность работы приемного покоя следующая:

1. Регистрация вновь поступившего гражданина.
2. Врачебный осмотр пациента стационара.
3. Мероприятия санитарно-гигиенической обработки в отношении больного.

Как вы заметили, структура приемного отделения (БСМП Новочеркасска тут будет служить примером) соответствует этой строго заданной последовательности.

Раскроем теперь деятельность данного элемента стационара.

Основные функции приемного покоя

Продолжаем разбирать структуру и функции приемного отделения. К последней категории относится следующее:

• Прием и регистрация вновь поступивших пациентов.
• Учет госпитализированных, лиц, которым оказана амбулаторная помощь, граждан, кому было отказано в госпитализации.
• Первичный осмотр, обследование, экспресс-лабораторная диагностика - в отношении всех обратившихся в больницу (вне зависимости от канала поступления).
• Распределение поступивших на экстренных и плановых, по тяжести, профилю, характеру травм, патологии, заболевания.
• Оказание неотложной квалифицированной медицинской помощи, реанимационные мероприятия.
• Оказание медицинской помощи лицам, что обратились в приемный покой, но не нуждаются в пребывании в стационаре.
• Заполнение необходимой для пребывания в стационаре документации.
• Ведение документов, что заполняются при факте отказа больного от госпитализации.
• Транспортировка пациента в соответствующее лечебное отделение.
• Наблюдение за больными, находящимися в приемном отделении, ожидающими постановки диагноза.
• Оформление протоколов по факту медосвидетельствования алкогольного, наркотического опьянения поступивших.
• Передача сведений в полицию, ГИБДД о гражданах, доставленных с телесными повреждениями насильственного характера, жертвах ДТП, несчастных случаев, лицах, привезенных без сознания, без документов, трупах.
• Получение сведений о движении больных в стационаре, взаимосвязь с иными отделениями больницы, а также с прикрепленными поликлиниками.
• Санитарно-гигиеническая обработка поступивших граждан.

Организация деятельности приемного покоя

Организация работы приемного отделения стационара, его структура, оснащенность, документация - объекты для контроля заместителя главврача по медицинской части.

Работой отделения руководит врач приемного покоя. Непосредственное руководство может стать также прерогативой дежурного доктора. Как правило, это прием в выходные, праздничные дни, ночное и вечернее время суток.

Для четкой организации работы с больными, особенно поступающими в отделение в критическом состоянии, оно должно быть обеспечено полным набором необходимой документации.

Обязательные инструкции для организации деятельности отделения

Сюда относится следующее:

• Папка с инструкциями персоналу по поведению в чрезвычайных ситуациях.
• Методические указания вышестоящих инстанций, главного врача клиники.
• Папка с инструкциями по выявлению особо опасных инфекционных заболеваний.
• Инструктивная документация на случай пожара, террористического акта и иной ЧС.
• Инструкции по алгоритму действий среднего медицинского персонала до прихода доктора по оказанию неотложной медицинской помощи вновь поступившему.
• Инструктивные документы по соблюдению санитарно-эпидемиологического режима.
• Стандарты по осмотру, обследованию больного.
• График дежурств.
• Положения об ответственном враче.
• Таблица ядов и соответствующих противоядий.

Задачи врача приемного покоя

Главными обязанностями специалиста отделения являются:

• Прием, осмотр и обследование вновь поступивших граждан.
• Установление диагноза.
• Решение вопроса о госпитализации обратившегося.
• Регистрация как поступающих, так и выбывающих из стационара пациентов.
• Заполнение паспортной части истории болезни.
• Экспресс-лабораторные анализы.
• Санитарная обработка пациентов.
• Консультация обратившихся, справочно-информационная деятельность.
• Наблюдение за больными, находящимися в приемном покое.

Первичный осмотр планового больного

В отношении плановых поступивших проводятся следующие мероприятия:

1. Осмотр нового пациента.
2. Проверка наличия у него всех нужных для госпитализации документов.
3. Запись в историю болезни, постановка предварительного диагноза.

Прием поступившего в экстренном порядке

Мероприятия, что должен предпринять доктор, в данном случае следующие:

1. Немедленный тщательный осмотр.
2. Проведение необходимых лабораторных и - анализа мочи и крови, ЭКГ, УЗИ, рентген отдельных зон и проч.
3. Вызов специалистов госпитальных отделений по поводу поступившего, установка диагноза которого затруднена.
4. Постановка предварительного диагноза, направление больного в профильное лечебное отделение.
5. Оформление медицинской карты стационарного пациента.
6. Организация транспортировки больного.

При подозрении на инфекцию дежурный доктор вызывает врача-инфекциониста, проводит необходимый объем диагностический исследований, после чего принимает решение о необходимости помещения вновь поступившего в изолятор.

Работа с документацией

Мы разобрали структуру приемного отделения. Документация тут тоже играет немалую роль. Ее оформлением занимается дежурная медицинская сестра - после осмотра больного доктором, постановки предварительного диагноза и решения вопроса о необходимости госпитализации.

Будет также антропометрия, термометрия и проч. Затем она оформляет документы больного:

• Внесение контактной информации о новом пациенте - Ф.И.О., дата рождения, место жительства, прописки.
• Откуда и кем был доставлен новый пациент.
• Диагноз, поставленный учреждением, что направило больного в клинику.
• Предварительный диагноз врача приемного покоя.
• Время поступления.
• Адрес дальнейшей госпитализации - отделение лечебного корпуса.
• Заполнение титульного листа истории болезни - практически те же сведения. Дополнительно указывается контактная информация о близких, родственниках поступившего.

Приемный покой - важная составляющая любого стационара. Здесь не только регистрируются вновь прибывшие больные, но и оказывается неотложная медпомощь, прописывается предварительный диагноз, проводится санитарная обработка пациента.

Должностные обязанности работников приемной, апелляционной, предметных экзаменационных и отборочных комиссий федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Чувашский государственный университет имени И.Н. Ульянова» в 2020 году

Настоящие должностные обязанности составлены на основании Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования – программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры, утвержденного приказом Министерства образования и науки России от 14 октября 2015 г. № 1147, Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования – программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, утвержденного приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 января 2017 г. № 13, Порядка приема граждан на обучение по образовательным программам высшего образования – программам ординатуры, утвержденного приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 11 мая 2017 г. № 212н, Правил приема на обучение в ФГБОУ ВО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» на 2020/21 учебный год, Положения о приемной комиссии ФГБОУ ВО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» в 2020 году, Положения о вступительных испытаниях в ФГБОУ ВО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова» в 2020 году

Председатель приемной комиссии

1. Осуществляет общее руководство приемной, предметными экзаменационными и апелляционной комиссиями университета.

2. Несет ответственность за выполнение установленных контрольных цифр приема граждан, соблюдение законодательных актов и нормативных документов по формированию контингента студентов.

3. Утверждает планы материально-технического обеспечения приема.

4. Утверждает состав приемной комиссии, определяет обязанности членов приемной комиссии, режим работы служб, обеспечивающих проведение приема, лично контролирует взаимодействие всех служб, связанных с приемом.

5. Утверждает состав предметных экзаменационных и апелляционных комиссий. 6. Утверждает план работы приемной комиссии университета и график приема граждан членами приемной комиссии.

7. Утверждает расписание вступительных испытаний по направлениям подготовки и специальностям обучения.

8. Утверждает материалы вступительных испытаний (экзаменационные билеты, тесты и т.п.).

9. Определяет и контролирует порядок и условия работы председателей предметных комиссий при формировании банка заданий.

10. Обеспечивает компоновку и хранение опечатанных вариантов заданий.

11. Организовывает прием граждан по вопросам поступления в университет.

Заместитель председателя приемной комиссии

1. Организует и контролирует подбор кандидатур председателей экзаменационных комиссий и представляет на утверждение ректору состав предметных экзаменационных комиссий.

2. При необходимости в установленном порядке организует привлечение к проведению вступительных испытаний преподавателей других учебных заведений и работников научно-иссле-довательских учреждений.

3. Организует разработку нормативных документов вуза, регламентирующих деятельность приемной комиссии.

4. Организует и контролирует подготовку заданий на вступительные испытания всех форм.

5. По поручению председателя приемной комиссии утверждает тексты билетов, устных вступительных экзаменов, варианты письменных заданий, тексты диктантов, изложений, материалы конкурсных работ и другие экзаменационные материалы.

6. Организует изучение членами приемной, отборочных и предметных экзаменационных комиссий нормативно-правовых документов по приему.

7. Определяет перечень и порядок подготовки помещений для проведения вступительных испытаний. 8. Определяет порядок питания и медицинского обслуживания поступающих, а также размещение в общежитиях иногородних.

9. Проводит прием граждан по вопросам поступления в университет.

10. Участвует в собеседованиях с поступающими.

Ответственный секретарь приемной комиссии

1. Организует работу приемной комиссии и делопроизводство по приёму обучающихся на I курс, а также личный прием поступающих и их родителей (законных представителей).

2. По поручению председателя приемной комиссии осуществляет оперативное управление службами, обеспечивающими работу приемной комиссии.

3. В организации вступительных испытаний в форме единых государственных экзаменов (ЕГЭ) тесно взаимодействует с Министерством образования и молодежной политики Чувашской Республики.

4. Проводит подбор состава предметных экзаменационных комиссий, своих заместителей и технического персонала приемной комиссии.

5. Осуществляет общее руководство секретариатом приемной комиссии и отборочными комиссиями факультетов.

6. Организует учебу и проводит инструктаж персонала приемной и отборочных комиссий.

7. Разрабатывает проекты приказов по организации и проведению приема, а также материалы, регламентирующие работу приемной комиссии.

8. Готовит проекты плана и графика работы приемной комиссии.

9. Организует оформление и обеспечение необходимым инвентарем и оборудованием помещений для работы приемной комиссии, аудиторий для проведения вступительных испытаний и консультаций.

10. Руководит работой по подготовке к публикации проспектов, учебных пособий для поступающих и других информационных материалов приемной комиссии.

11. Руководит работой и оформлением информационных стендов приемной комиссии.

12. Руководит подготовкой образцов заполнения документов поступающими и обеспечивает условия хранения личных дел поступающих.

13. Контролирует правильность оформления личных дел поступающих и ведение регистрационного журнала.

14. Организует и контролирует тиражирование экзаменационных материалов в необходимом количестве комплектов; обеспечивает их хранение с принятием мер, исключающих их последующее несанкционированное тиражирование.

15. Обеспечивает организованное проведение консультаций, вступительных испытаний и апелляций.

16. Организует размещение экзаменационных групп по аудиториям.

17. По поручению председателя приемной комиссии (или его заместителя) до начала испытаний выдает председателям предметных экзаменационных комиссий необходимое количество комплектов материалов вступительных испытаний и назначает экзаменаторов в группы.

18. Руководит проведением шифровки и дешифровки письменных экзаменационных работ поступающих. Обеспечивает хранение титульных листов после шифровки.

19. Исполняет обязанности председателя апелляционной комиссии.

20. Руководит работой по профориентации, учету и статистике. Осуществляет координацию работы подразделений, занимающихся довузовской подготовкой. Обеспечивает организацию и контроль за проведением дней открытых дверей факультетов и университета, репетиционных экзаменов, вступительных испытаний в традиционной форме и т.д.

21. Обеспечивает сохранность документов и имущества приемной комиссии.

22. Организует подготовку и сдачу документов приемной комиссии в отдел кадров и архив.

23. Готовит проект отчета приемной комиссии для федерального (центрального) органа управления высшим образованием Российской Федерации.

24. Контролирует работу заместителей. 25. Ведет прием граждан по личным вопросам и проводит собеседование с поступающими.

Заместители ответственного секретаря приемной комиссии

Секретариат приемной комиссии формируется из ответственного секретаря, четырех заместителей: 

• по организационной и рекламно-информационной работе; 
• по проведению вступительных испытаний; 
• по делопроизводству; 
• по организации и проведению единых государственных экзаменов (ЕГЭ) и технического секретаря.

Заместители ответственного секретаря

1. Выполняют поручения председателя приемной комиссии и его заместителя.

2. Работают под непосредственным руководством ответственного секретаря приемной комиссии.

3. Выполняют все задания и распоряжения по организации и совершенствованию работы приемной комиссии.

4. Участвуют в выполнении пунктов обязанностей ответственного секретаря.

5. В организации вступительных испытаний в форме единых государственных экзаменов (ЕГЭ) тесно взаимодействуют с Министерством образования и молодежной политики Чувашской Республики.

6. Устанавливают тесный контакт с отборочными комиссиями факультетов, непосредственно руководят их работой по оформлению документации, сбору информации о приеме и ее обработке.

7. Участвуют в проведении инструктажа ответственных секретарей отборочных комиссий по вопросам приема документов, организации вступительных испытаний по факультетам, оформлению экзаменационных ведомостей и документации к зачислению.

8. Участвуют в работе предметных экзаменационных комиссий по проведению вступительных испытаний в университет, апелляционной комиссии.

9. Проводят прием граждан по вопросам поступления в университет.

10. Участвуют в собеседованиях с поступающими.

Председатель предметной экзаменационной комиссии осуществляет:

1) подбор квалифицированных членов предметной экзаменационной комиссии – экзаменаторов;

2) разработку методической литературы для поступающих по подготовке к вступительным испытаниям;

3) подготовку материалов вступительных испытаний (экзаменационные билеты, задания для тестов и собеседований и т.п.) на основе примерных программ, разработанных Министерством образования и науки Российской Федерации, а по отдельным предметам – приемной комиссией ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова». Материалы тиражируются в необходимом количестве с принятием мер, исключающих их последующее несанкционированное тиражирование;

4) выработку единых критериев оценки знаний поступающих в соответствии с программой вступительных испытаний и доведение этих критериев до экзаменаторов;

5) представление материалов к утверждению председателем приемной комиссии университета (или его заместителем);

6) персональное назначение экзаменаторов для проведения консультаций и апелляций;

7) инструктаж преподавателей перед началом вступительных испытаний;

8) руководство и постоянный контроль за ходом вступительных испытаний и за работой членов предметной экзаменационной комиссии;

9) обеспечение спокойной и доброжелательной обстановки на вступительных испытаниях, предоставление возможности поступающим наиболее полно проявить уровень своих знаний и умений;

10) распределение письменных работ преподавателям для проверки, отвечает за их сохранность во время проверки;

11) участие в рассмотрении апелляций;

12) составление отчёта по итогам вступительных испытаний. Председатель предметной комиссии несет личную ответственность за соответствие заданий для вступительных испытаний программам, разработанным Министерством образования и науки Российской Федерации и за несанкционированное их тиражирование.

Председатель апелляционной комиссии

1. Организует работу апелляционной комиссии по рассмотрению апелляций поступающих по итогам вступительных испытаний, проводимых в традиционной форме (а не в форме ЕГЭ).

2. Несет персональную ответственность за объективное рассмотрение апелляций, за организацию работы апелляционной комиссии в соответствии с «Положением о рассмотрении апелляций», утвержденным приемной комиссией университета.

3. Вносит предложения о составе предметных апелляционных комиссий.

4. Определяет время и место проведения апелляций.

5. Совместно с председателями предметных комиссий участвует в рассмотрении спорных вопросов.

6. Несет персональную ответственность за правильность оформления заявлений и протоколов апелляционной комиссии. Вносит предложения по утверждению протоколов апелляционной комиссии на заседании приемной комиссии университета.

7. Своевременно передает в рабочие группы факультетов протоколы апелляционной комиссии для их подшивки в личные дела поступающих.

8. Вносит исправления оценок (при необходимости) в экзаменационные ведомости и экзаменационные листы.

Технический секретарь приемной комиссии

1. Работает под руководством ответственного секретаря приемной комиссии вуза.

2. Участвует в подборе и подготовке помещений для работы приемной комиссии и в их техническом оснащении.

3. Согласовывает график ремонта помещений приёмной комиссии с графиком проведения экзаменов.

4. Осуществляет материально-техническое снабжение приемной комиссии.

5. Обеспечивает отборочные комиссии факультетов и предметные экзаменационные комиссии необходимой документацией, бланками и канцтоварами, необходимыми для их работы.

6. Участвует в подготовке стендов для объявлений приемной комиссии.

7. Участвует в составлении расписания консультаций, экзаменов и различных объявлений.

8. Оформляет протоколы заседаний приемной комиссии.

9. Участвует в проведении инструктажа технических работников отборочных комиссий факультетов по приему и обработке документов поступающих.

10. Участвует в подготовке и размножении бланков документации приемной комиссии.

11. Производит регистрацию и хранение переписки с различными организациями.

12. Готовит и сдает документы приемной комиссии в архив и на факультеты.

13. Осуществляет периодический контроль за правильностью оформления и хранения документов в отборочных комиссиях факультетов.

Председатель отборочной комиссии факультета (филиала)

1. Руководит работой отборочной комиссии факультета (филиала) по приему, регистрации, оформлению и подготовке документов к зачислению и хранению личных дел поступающих.

2. Организует и руководит профориентационной работой на факультете (филиале) и на кафедрах.

3. Вносит предложения о контрольных цифрах приема на предстоящий учебный год.

4. Принимает участие в работе приёмной комиссии университета.

5. Проводит собеседование с лицами, поступающими на направления подготовки (специальности) факультета (филиала).

6. Готовит предложения по проведению конкурса и зачислению в состав студентов факультета (филиала) лиц, успешно выдержавших вступительные экзамены согласно Правилам приема в университет.

7. Контролирует оформление личных дел поступающих и несет персональную ответственность за правильное оформление личных дел, передаваемых в студенческий отдел кадров.

Ответственный секретарь отборочной комиссии факультета (филиала)

1. Работает под руководством председателя отборочной комиссии факультета (филиала) и ответственного секретаря приемной комиссии университета и несет персональную ответственность за организацию делопроизводства в отборочной комиссии факультета (филиала).

2. Участвует в формировании отборочной комиссии факультета (филиала) и ее технического секретариата – рабочей группы отборочной комиссии факультета (филиала).

3. Руководит работой рабочей группы отборочной комиссии факультета (филиала).

4. Готовит проект плана работы отборочной комиссии факультета (филиала) и осуществляет контроль за его выполнением.

5. Организует и контролирует профориентационную работу, проводимую сотрудниками факультета (филиала).

6. Готовит проведение дня открытых дверей факультета (филиала) и агитационные материалы о факультете (филиале).

7. Организует оформление помещения отборочной комиссии факультета (филиала).

8. Проводит инструктаж рабочей группы отборочной комиссии факультета (филиала) и постоянный контроль за её работой.

9. Проводит личную беседу с каждым поступающим на факультет.

10. Тщательно знакомится с документами поступающих и организует их прием в соответствии с Правилами приема в университет.

11. Несет персональную ответственность за правильность приема и оформление документов поступающих, а также за их сохранность.

12. Контролирует оформление личных дел поступающих.

13. Осуществляет статистический учет поступающих в отборочной комиссии факультета (филиала).

14. Осуществляет контроль за правильностью оформления экзаменационных листов поступающих факультета (филиала).

15. Осуществляет контроль за проживанием поступающих в общежитии.

16. Участвует в подготовке аудиторий для проведения вступительных испытаний.

17. Содействует организованному проведению вступительных экзаменов.

18. Готовит документы к апелляции.

19. Участвует в подготовке материалов для проведения зачисления.

20. Обеспечивает сохранность документов поступающих в отборочной комиссии.

21. Организует и проводит собрание поступающих на соответствующий факультет (филиал).

22. Производит подготовку и сдачу личных дел студентов в отдел кадров и архив.

23. Организует демонтаж оборудования отборочной комиссии и подготовку аудиторий к учебному процессу.

24. Производит и несет персональную ответственность за рассылку документов, не востребованных поступающими, не прошедшими по конкурсу. 25. Готовит материалы для отчета отборочной комиссии факультета (филиала).

Технический работник отборочной комиссии факультета (филиала)

1. Работает под руководством ответственного секретаря отборочной комиссии факультета (филиала).

2. Участвует в оформлении помещения приемной комиссии факультета (филиала).

3. Оказывает поступающим помощь при оформлении заявлений. Производит запись данных о поступающем в регистрационный журнал.

4. Оформляет регистрационные карточки поступающих, документы личных дел поступающих, извещения и расписки о приеме документов.

5. Дежурит в приемной комиссии для выдачи поступающим направлений в общежитие.

6. Выдает поступающим экзаменационные листы под расписку перед каждым письменным экзаменом.

7. Участвует в подготовке аудиторий и организации проведения вступительных испытаний.

8. Участвует в оформлении личных дел и других документов приемной комиссии для сдачи в архив.

9. Рассылает невостребованные документы поступающим, не прошедшим по конкурсу.

10. Производит демонтаж оборудования приемной комиссии и подготовку аудитории к учебному процессу.

Л.Н. Герасимова, к.п.н., проф., Московский гос. ун-т культуры и искусств, А.О. Широков, ООО «Лорес Маркетинг»

Функции приемной комиссии

Законодательная база деятельности приемной комиссии

Организационно-распорядительные документы приемной комиссии

Номенклатура дел приемной комиссии

Электронная личная карточка абитуриента

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Московский государственный университет культуры и искусств – один из самых крупных российских университетов отечественного образования в области культуры и искусств. При Московском государственном университете культуры и искусств работает и постоянно действует приемная комиссия. Приемная комиссия создана для профессиональной ориентации молодежи, организации качественного набора студентов, приема документов поступающих, проведения вступительных испытаний и зачисления в состав студентов лиц, прошедших по конкурсу. К основным задачам приемной комиссии относятся:

обеспечение выполнения плана приема в университет;

организация и обеспечение приема документов поступающих в МГУКИ, проведение вступительных испытаний и зачисление в состав студентов, оформление личных дел поступающих;

координация деятельности структурных подразделений университета и его филиалов по организации набора студентов на все формы обучения;

организация взаимодействия структурных подразделений вуза по увеличению и сохранению контингента студентов;

координация агитационной и профориентационной работ с абитуриентами;

расширение регионального влияния МГУКИ путем активизации работы приемных комиссий университета, филиалов и конструктивного взаимодействия с другими подразделениями вуза;

организация и проведение Дней открытых дверей в университете и выездных Дней открытых дверей.

К наиболее важным функциям приемной комиссии, которые требуют документационной поддержки, относятся:

переписка по вопросам приема;

прием документов, их регистрация и хранение на период проведения вступительных испытаний и зачисления;

допуск абитуриентов к сдаче вступительных испытаний;

формирование предметных экзаменационных комиссий, апелляционной комиссии и организация контроля над их деятельностью;

организация консультаций для абитуриентов по вступительным испытаниям;

проведение вступительных испытаний;

проведение конкурсного отбора и зачисление абитуриентов;

подготовка отчетов и направление их в установленные сроки учредителям и Министерству образования и науки РФ;

подготовка предложений по совершенствованию организации приема и деятельности приемной комиссии;

иные функции, предусмотренные порядком приема в вуз, не противоречащие законодательству РФ.

Приемная комиссия является своеобразным посредником между университетом и абитуриентом. Основными руководящими документами приемной комиссии являются:

Конституция Российской Федерации - основной закон российского
государства, имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. В ч.1 ст.43 признается право каждого человека на образование в соответствии с Всеобщей декларацией прав человека (ст.26) и Международным пактом об экономических, социальных и культурных правах (ст.13). Образование в Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормами международного права. Основным актом, регулирующим отношения в области образования, является Федеральный закон от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Он заменяет целый ряд законодательных актов. В их числе - Закон об образовании от 1992 г., Закон о высшем и послевузовском профессиональном образовании от 1996 г., которыми руководствовалась приемная комиссия до 2013 года.

Приказ Минобрнауки РФ от 28.12.2011 № 2895 «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования» является основным документом для организации работы приемной комиссии. Приказ регламентирует основные этапы работы с документами граждан, поступающих в высшее учебное заведение.

Приложение освещает все аспекты работы приемной комиссии университета. Оно является основой для создания документов, структурирующих работу приемной комиссии: правила приема в Московский государственный университет культуры и искусств, положение о приемной комиссии, положении об апелляционной комиссии, положение об аттестационных комиссиях, положении об организации вступительных испытаний.

Важной частью законодательной базы приемной комиссии является Межгосударственная программа реализации Концепции формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств. Она разработана в соответствии с Концепцией формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств, утвержденной Решением Совета глав правительств СНГ от 17 января 1997 года.

В основу Программы положены принципы, сформулированные в Соглашении о сотрудничестве по формированию единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств, Концепции формирования единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств от 29 ноября 2001 г. Программа представляет собой совокупность мероприятий, сформулированных на основе предложений государственных органов управления образованием, направленных на создание структур, обеспечивающих эффективное решение задач по созданию и функционированию единого (общего) образовательного пространства Содружества Независимых Государств. Проект Программы одобрен на VII заседании Совета по сотрудничеству в области образования государств - участников СНГ 24 мая 2000 года и V заседании Конференции министров образования государств-участников СНГ 10 октября 2000 года. На основе этого документа был создано Соглашение о взаимном признании и эквивалентности документов о среднем (общем) образовании, начальном профессиональном и среднем профессиональном (специальном) образовании, заключенном в г. Астане 15.09.2004.

Данные международные соглашения значительно облегчают работу приемной комиссии, так как если бы они не существовали, то каждому абитуриенту, не являющемуся гражданином Российской Федерации, нужно было бы проходить порядок признания и установления эквивалентности документов об образовании. Сейчас же требуется лишь нотариально заверенный перевод документа об образовании, если он написан на языке стран СНГ. Так как приемная комиссия постоянно работает с личными данными абитуриентов, которые находятся в паспорте, свидетельстве о ЕГЭ, документе об образовании, в анкетах, которые заполняет абитуриент при поступлении, для регулирования работы с этой информацией важно руководствоваться рядом законов об информации.

Одним из таких законов является Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Целью этого закона является «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную жизнь». Не менее важным является Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации. Этот Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; обеспечении защиты информации. Оба этих закона важны для приемной комиссии, так как она работает с личными данными абитуриентов, и эти данные находятся в постоянной обработке: составление рейтингов на поступление, отслеживание баллов ЕГЭ, проверка документов об образовании.

Помимо законодательной базы приемная комиссия имеет ряд документов, которые подразделяются на несколько основных видов: организационно-распорядительная документация, отраслевая документация и информационно-справочная документация. В перечень основных документов приемной комиссии входит: устав, положение, служебная записка, письмо, заявление, акт, приказ, договор.

Устав устанавливает цели организации, ее права и обязанности, регламентирует деятельность организации. В отличие от других организаций, в уставе МГУКИ в разделе IV Устава освещаются основные правила приема в университет, а также обязанности приемной комиссии. Этот документ является основополагающим для приемной комиссии.

Кроме устава, приемная комиссия в своей деятельности руководствуется Положением о Постоянно действующей приемной комиссии Московского государственного университета культуры и искусств, Положением об организации вступительных испытаниях, Положением об Аттестационных комиссиях Московского государственного университета культуры и искусств. Эти внутренние документы подробно регламентируют все этапы работы приемной комиссии, в отличие от Устава. Номенклатура дел приемной комиссии является важным инструментом организации делопроизводства и построения информационно-поисковой системы по документам приемной комиссии. При составлении номенклатуры дел учитывался целый ряд требований, а именно: определение задач приемной комиссии, состава документов, образующихся в деятельности приемной комиссии. В номенклатуру дел приемной комиссии были включены:

приказы;

инструктивные письма Министерства образования и науки РФ;

приказы ректора университета;

положение о приемной комиссии;

отчеты о работе;

протоколы заседаний;

основополагающие документы системы менеджмента качества;

переписка с гражданами об условиях приема в университет;

личные дела абитуриентов, поступивших, но не принятых в университет.

В номенклатуру дел рекомендуется включить альбом документов для технических секретарей. Альбом документов будет состоять из основных форм документов, которые используются в работе технического секретаря приемной комиссии:

заполненного заявления на имя ректора университета;

заполненного заявления на проверку ЕГЭ;

образцов оригинала свидетельства ЕГЭ и (или) бланков ответов внутреннего экзамена;

копии документа об образовании и вкладыша с комментариями;

заполненной копии договора на платную образовательную услугу с комментариями;

заполненного экзаменационного листа с фотографией и подписью абитуриента, на котором документируются его баллы;

заполненной внутренней описи документа.

Заполненные формы документов помогут техническому секретарю максимально быстро освоить все нюансы заполнения форм приемной комиссии, что повысить эффективность работы с документами технических секретарей приемной комиссии. Для введения альбома документов в действие необходимо издать приказ. В обязательном порядке ознакомить сотрудников приемной комиссии с альбомом документов. При ознакомлении с альбомом документов нужно, чтобы работник расписался в том, что получил копию и обязуется соблюдать все предписания в процессе осуществления своих должностных полномочий.

По творческим специальностям и направлениям подготовки во время вступительных испытаний проводятся собеседования по утвержденному расписанию. Во время проведения творческих вступительных испытаний экзаменаторы заполняют лист устного ответа. Бланк используется во время устного собеседования с поступающим, он предусматривает ответы по вопросам экзаменаторов, подготовленным заранее, и дополнительным вопросам, возникающим в ходе собеседования. В регистрационной части бланка указывается наименование специальности, по которой проходит испытание, ФИО поступающего, факультет, номер группы и экзаменационного листа, а также дата экзамена. Непосредственно в самом бланке заполняется конспект ответа абитуриента, а также дополнительные вопросы, если таковые возникнут у экзаменаторов. В конце бланка проставляются фамилии и подписи экзаменаторов.

Кроме того, экзаменаторы заполняют протокол вступительных испытаний. На бланке указывается наименование испытания, которое проходит поступающий. Ниже следуют наименование института/факультета, форма обучения и направление подготовки, ФИО абитуриента и дата заполнения бланка – проведения испытания, перечисление экзаменаторов, принявших вступительное испытание, и вопросы, заданные в ходе самого испытания. Отличительной особенностью протокола вступительного испытания от листа устного ответа является то, что в протоколе указывается заключение предметной экзаменационной комиссии, в которой указывается рекомендация поступления на платную основу обучения, если абитуриент не пройдет конкурс на бюджет по итогам суммарных баллов за ЕГЭ и творческое испытание. Экзаменационные листы с оценками по творческому экзамену выдаются абитуриентам в день окончания последнего тура, экзаменационные листы с результатами письменных вступительных испытаний находятся в папках соответствующих групп и на руки не выдаются. Документы, по большому счету, дублируют друг друга, поэтому сейчас создается форма документов, объединяющая в себе протокол и лист устного ответа.

В университете существует инструкция по делопроизводству, но она не охватывает работу приемной комиссии. Разделы «формирование дел», «оформление дел», «составление описей дел» и «передача дел в архив» посвящены кадровым документам сотрудников университета, однако они не касаются формирования дел приемной комиссии. Порядок приема, формирования и передачи дел в управление кадров значительно отличаются от процессов при приеме на работу сотрудников университета. Создание отдельного раздела, посвященного документационному обеспечению деятельности приемной комиссии, просто необходимо. Осуществление поставленной задачи полностью регламентирует процесс документационного обеспечения деятельности приемной комиссии, что значительно облегчит обучение нового персонала.

Для совершенствования процесса документационного обеспечения деятельности приемной комиссии рекомендуется создать карточку абитуриента, в которой будут указываться все основные сведения о нем: от его инициалов и контактных данных до сведений об университете и его документах об образовании. Это значительно упростит обработку личных данных абитуриента, а также послужит удобным средством ввода информации в базу данных КИС УЗ.

В университете используется комплексная информационная система управления учебным заведением (КИС УЗ). Основой системы является организация обучения в учебном заведении: по семестрам, по сессиям, по индивидуальным планам, с использованием кредитно-модульной системы. Поэтому первичной является подсистема «Учебные планы». Также эта система используется в работе постоянно действующей приемной комиссии. В нее вводятся данные об абитуриентах, выводятся рейтинговые списки, отправляется отчетность в вышестоящие организации, такие как ФИС ЕГЭ и приема, а также центр госзадания и госучета. Крайне недружелюбный интерфейс программы вызывает сложности с обучением технических секретарей. В связи с выгрузкой данных в ФИС ЕГЭ и приема меняются параметры заполнения личной карточки абитуриента: личные данные приходится вводить в нескольких вкладках программы, в связи с чем есть возможность пропустить ввод каких-либо данных или отметку в электронной карточке. Результатом будет невозможность выгрузки отчета в ФИС ЕГЭ и приема. После создания личной карточки можно увидеть множество вкладок, большинство из которых не относятся к деятельности приемной комиссии. Убрать их не представляется возможным, так как это повлечет за собой глобальное редактирование программы. Поэтому рекомендуется создать отдельную вкладку под названием «абитуриент», в которую будут включаться все необходимые данные о поступающем. Данные должны дублироваться в остальные вкладки личной карточки, что упростит последующую работу с карточками для деканатов и прочих структур университета.

Обработка и систематизация больших массивов документов – неотъемлемые элементы деятельности приемной комиссии. Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает хороший результат.